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檔案管理分析1

【摘要】以數(shù)字政府為代表的信息化快速發(fā)展以及“放管服”改革的深入使得城建檔案管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)職能愈發(fā)凸顯，也對(duì)城建檔案信息資源開發(fā)提出了更高的要求。然而，作為城建檔案信息資源開發(fā)基礎(chǔ)的著錄工作存在諸多問題。本文結(jié)合筆者實(shí)踐總結(jié)出著錄項(xiàng)設(shè)置不合理、著錄準(zhǔn)確度不高、著錄數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，建議城建檔案管理機(jī)構(gòu)在信息化環(huán)境下應(yīng)采取以下措施提高著錄質(zhì)量：結(jié)合建設(shè)工程全生命周期完善著錄項(xiàng)設(shè)置；對(duì)接歸檔文件形成部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)提高著錄的準(zhǔn)確性，厘清信息資源開發(fā)中權(quán)責(zé)邊界的問題；通過推動(dòng)工程文件電子化和元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集實(shí)現(xiàn)工程檔案著錄自動(dòng)采集。
【關(guān)鍵詞】信息化；工程檔案；著錄

1.背景

1.12019年黨的十九屆四中全會(huì)提出“推進(jìn)數(shù)字政府建設(shè)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)有序共享”，將數(shù)字政府建設(shè)提升至國家頂層設(shè)計(jì)層面。近年隨著“一網(wǎng)通辦”“最多跑一次”等快速發(fā)展，以信息化推進(jìn)治理現(xiàn)代化取得重大進(jìn)展，城建檔案事業(yè)所依托的環(huán)境、條件均已發(fā)生了重大的變化。

1.2城建檔案管理機(jī)構(gòu)服務(wù)職能愈發(fā)凸顯以往城建檔案管理機(jī)構(gòu)很大一部分精力是參與工程檔案預(yù)驗(yàn)收與接收竣工檔案，城建檔案管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)職能相對(duì)較弱。[1]隨著“放管服”改革的推進(jìn)，2019年3月國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于全面開展工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度改革的實(shí)施意見》，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部同時(shí)也對(duì)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《城市地下管線工程檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂，改革后以工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收取代工程檔案預(yù)驗(yàn)收。實(shí)行聯(lián)合驗(yàn)收后多項(xiàng)驗(yàn)收同時(shí)進(jìn)行，城建檔案驗(yàn)收只能容缺受理，城建檔案管理部門的行政色彩進(jìn)一步淡化。與此同時(shí)，信息化環(huán)境下城建檔案服務(wù)的途徑和方式更為豐富，城建檔案管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)職能也愈發(fā)凸顯，這一轉(zhuǎn)變對(duì)城建檔案信息資源開發(fā)提出了更高的要求。而只有主動(dòng)深入挖掘城建檔案，做好城建檔案信息資源建設(shè)，才能夯實(shí)城建檔案的服務(wù)基礎(chǔ)，提升服務(wù)能力。

2.工程檔案著錄的意義

國際檔案理事會(huì)發(fā)布的《國際標(biāo)準(zhǔn)-檔案著錄規(guī)則（總則）》對(duì)檔案著錄的定義是：通過捕獲、分析、組織和記錄用于識(shí)別、管理、定位和說明檔案內(nèi)容、背景、來源系統(tǒng)的相關(guān)信息，建立對(duì)著錄對(duì)象及其組成部分準(zhǔn)確描述的過程。工程檔案著錄項(xiàng)的設(shè)置能否反映建設(shè)的專業(yè)內(nèi)容和規(guī)律、著錄的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、著錄是否有統(tǒng)一規(guī)范的采集標(biāo)準(zhǔn)是能否做好城建檔案信息資源開發(fā)的關(guān)鍵。因此，著錄是城建檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)性工作，做好著錄工作才能發(fā)揮城建檔案在信息統(tǒng)計(jì)和資政方面的作用，為城市建設(shè)和管理提供支撐。

3.工程檔案著錄存在的問題工程檔案著錄對(duì)信息資源利用開發(fā)至關(guān)重要，但目前工程檔案著錄普遍質(zhì)量不高，存在諸多問題，難以滿足城建檔案管理機(jī)構(gòu)信息資源利用開發(fā)的需求。

3.1著錄項(xiàng)的設(shè)置不合理以深圳為例，此前著錄項(xiàng)的設(shè)置未結(jié)合建設(shè)工程全生命周期管理，尤其是未考慮工程竣工驗(yàn)收后運(yùn)維的需求。由此導(dǎo)致著錄項(xiàng)不能較為全面地反映建設(shè)工程的基本信息和專業(yè)內(nèi)容，查詢利用難以檢索等。例如，房屋建筑工程中項(xiàng)目級(jí)的著錄缺少宗地號(hào)，工程級(jí)的著錄缺少建筑物編碼，導(dǎo)致無法與已有的地理空間實(shí)體要素進(jìn)行掛接，未能實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目落圖。由于商業(yè)項(xiàng)目在建設(shè)過程及竣工后更名頻繁，用戶查檔時(shí)提供變更后的名稱，著錄時(shí)可能是報(bào)建等過程中的名稱，未實(shí)現(xiàn)落圖的工程項(xiàng)目在查詢利用時(shí)就有很大可能檢索不到。此外，缺少反映工程項(xiàng)目多重屬性的標(biāo)識(shí)項(xiàng)對(duì)統(tǒng)計(jì)和資政工作造成極大不便，如統(tǒng)計(jì)哪些工程用于興辦初中，缺少分類項(xiàng)的情況下，只能通過項(xiàng)目的名稱進(jìn)行查找?！俺跫?jí)中學(xué)”“初中”“中學(xué)”“學(xué)?！钡染鶠殛P(guān)鍵詞，篩選工作量大且容易遺漏。還有部分著錄項(xiàng)的名稱與《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）（以下簡稱規(guī)范）的規(guī)定有差異，如《規(guī)范》中項(xiàng)目級(jí)工程預(yù)算和工程結(jié)算這兩項(xiàng)，深圳對(duì)應(yīng)的則是總投資額，概念模糊不清，常有著錄工作者對(duì)此感到疑惑。

3.2著錄內(nèi)容準(zhǔn)確性不高著錄內(nèi)容準(zhǔn)確性不高最大的原因在于著錄層級(jí)多，著錄項(xiàng)多且專業(yè)性強(qiáng)導(dǎo)致著錄難度大，著錄過程人工干預(yù)也較多，而著錄人員的專業(yè)素養(yǎng)往往難以滿足著錄工作的高要求，如筆者在著錄核查過程中發(fā)現(xiàn)著錄人員填寫建設(shè)規(guī)模的時(shí)候數(shù)值中多一個(gè)或者少一個(gè)0的情況時(shí)有發(fā)生，還有把A棟的著錄信息填成了B棟等。此外，重復(fù)著錄現(xiàn)象普遍也是著錄內(nèi)容準(zhǔn)確性不高的重要原因，如建設(shè)規(guī)模較大的項(xiàng)目往往由多個(gè)單項(xiàng)工程組成，如果在形成資料時(shí)資料員沒有區(qū)分清楚每一單項(xiàng)工程的建筑面積，著錄人員采集數(shù)據(jù)時(shí)就會(huì)重復(fù)計(jì)算部分或全部面積。大量的著錄內(nèi)容不準(zhǔn)確將直接影響統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，城建檔案信息資源深度開發(fā)與資政作用也無從談起。

3.3著錄數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一著錄數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一指的是一個(gè)著錄項(xiàng)可能有多個(gè)數(shù)據(jù)來源，且不同來源的著錄數(shù)據(jù)常常出現(xiàn)不一致，相互矛盾的現(xiàn)象，如消防驗(yàn)收、規(guī)劃驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收記錄的建筑地上層數(shù)和建筑高度不一致。工程檔案著錄的主要依據(jù)是2001年發(fā)布的《規(guī)范》，但規(guī)范的對(duì)象主要是著錄層級(jí)和著錄項(xiàng)的設(shè)置，對(duì)于著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)的來源并未作出規(guī)定。著錄數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的采集標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致著錄信息的權(quán)威性遭到質(zhì)疑，影響服務(wù)對(duì)象對(duì)城建檔案信息的信任度，不利于城建檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)。

4.信息化環(huán)境下提高工程檔案著錄質(zhì)量的對(duì)策

4.1完善著錄項(xiàng)設(shè)置隨著信息化的發(fā)展，《規(guī)范》中的著錄項(xiàng)已不足以滿足工程后期運(yùn)維和城建檔案信息統(tǒng)計(jì)等信息資源開發(fā)的需求。城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合建設(shè)工程全生命周期管理和城建檔案信息資源開發(fā)的需求適當(dāng)增加著錄項(xiàng)。增加反映地理空間特征的著錄項(xiàng)，如項(xiàng)目級(jí)著錄增加宗地號(hào)，單項(xiàng)工程級(jí)著錄增加建筑物編碼或地理坐標(biāo)等，通過著錄項(xiàng)與城市基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫中的地理空間要素進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)城建檔案可視化展示和查詢，解決因項(xiàng)目頻繁更名而無法檢索的問題。在項(xiàng)目級(jí)著錄增加體現(xiàn)工程項(xiàng)目功能、形態(tài)等屬性的分類標(biāo)識(shí)項(xiàng)。城建檔案主要是依據(jù)《城市建設(shè)檔案分類大綱》（以下簡稱“大綱”）進(jìn)行分類?！洞缶V》把城建檔案劃分為18大類和102個(gè)屬類，主要是用于工程項(xiàng)目檔案編號(hào)?！洞缶V》劃分的大類和屬類范圍較大，且檔案編號(hào)具有唯一性，難以解決一個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)多個(gè)類別的問題?，F(xiàn)今城市的管理愈發(fā)精細(xì)，為了便于信息統(tǒng)計(jì)和支持決策，除了通過檔案編號(hào)體現(xiàn)工程項(xiàng)目類別，結(jié)合《大綱》在項(xiàng)目級(jí)著錄中設(shè)置分類標(biāo)識(shí)項(xiàng)，給予項(xiàng)目一對(duì)多的，能夠反映其多重屬性的分類標(biāo)識(shí)愈發(fā)重要，如機(jī)場在深圳地方標(biāo)準(zhǔn)《建筑物基本指標(biāo)、功能分類及編碼》中屬于城市交通設(shè)施建筑，但機(jī)場配套的倉庫和酒店分別屬于倉儲(chǔ)物流建筑和旅游業(yè)建筑。以深圳寶安機(jī)場為例，T3航站樓除候機(jī)功能，在分類時(shí)應(yīng)給予酒店、汽車站和辦公用房等相應(yīng)的分類標(biāo)識(shí)，完善的分類標(biāo)識(shí)是城建信息資源的相互關(guān)聯(lián)和深度開發(fā)的基礎(chǔ)。城建檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)自身定位和職責(zé)增加滿足城市精細(xì)化管理需求的著錄項(xiàng)，如深圳城建檔案館隸屬于住房建設(shè)部門，為更好地支持住房建設(shè)工作，未來可結(jié)合BIM模型等技術(shù)將單項(xiàng)工程的著錄細(xì)化到以“戶”為單位，增加反映戶數(shù)、面積等信息的著錄項(xiàng)。形成以“戶”為單位的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)以“戶”為單位的著錄意味著城建檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)時(shí)也能細(xì)化到“戶”，能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)和住房保障等領(lǐng)域的決策提供數(shù)據(jù)支撐。如對(duì)不同面積戶數(shù)進(jìn)行分別統(tǒng)計(jì)可以了解市場對(duì)不同面積住宅的需求，推動(dòng)保障性住房建設(shè)更好地與人民群眾的需求相契合。[2]

4.2對(duì)接歸檔文件形成部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)著錄信息自動(dòng)采集在實(shí)現(xiàn)工程文件電子化和著錄信息自動(dòng)采集之前，與發(fā)改、規(guī)劃和建設(shè)等參與工程建設(shè)審批驗(yàn)收的部門或政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)采集工程檔案著錄所需要的信息有助于減少著錄過程的人工干預(yù)和提高著錄的準(zhǔn)確性。另一方面，直接從業(yè)務(wù)系統(tǒng)抓取著錄信息有助于厘清城建檔案信息資源開發(fā)利用中的權(quán)責(zé)問題。以前城建檔案管理機(jī)構(gòu)在挖掘館藏信息資源，希望在資政方面發(fā)揮更大的作用時(shí)，往往會(huì)忌憚?dòng)谝袚?dān)著錄內(nèi)容不準(zhǔn)確的責(zé)任而束手束腳。通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)著錄信息自動(dòng)抓取后，各部門對(duì)各自提供的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，城建檔案管理機(jī)構(gòu)將能夠更好地發(fā)揮信息統(tǒng)計(jì)和資政等作用。目前能夠通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)著錄信息抓取的主要是以下兩類：一是工程行政審批相關(guān)信息的抓取，如立項(xiàng)、規(guī)劃許可和施工許可需要分別從發(fā)改、規(guī)劃和建設(shè)部門抓取。二是工程驗(yàn)收相關(guān)信息的抓取，實(shí)行聯(lián)合驗(yàn)收后，規(guī)劃、消防、節(jié)能等驗(yàn)收信息均可通過聯(lián)合驗(yàn)收平臺(tái)抓取。工程預(yù)結(jié)算、開竣工時(shí)間、建設(shè)規(guī)模等諸多著錄信息都在其中。

4.3推進(jìn)工程文件電子化工程文件的電子化將對(duì)著錄產(chǎn)生顛覆性的影響，是提高工程檔案著錄質(zhì)量最重要的途徑。云計(jì)算、區(qū)塊鏈和物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)的發(fā)展為工程項(xiàng)目建設(shè)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了技術(shù)支撐?！吨腥A人民共和國檔案法》《電子檔案單套管理一般要求》和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2017）等標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布則為工程文件電子化提供了法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)保障。目前，深圳正致力于推動(dòng)建設(shè)工程管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即建設(shè)工程管理全過程、全方位、全要素?cái)?shù)字化，通過推動(dòng)施工圖審查、施工管理、工程檢測等業(yè)務(wù)流程數(shù)字化實(shí)現(xiàn)工程文件電子化和工程檔案交付數(shù)字化。元數(shù)據(jù)是描述文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)，而要實(shí)現(xiàn)工程檔案數(shù)字化交付，制定建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（簡稱“元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)”）是必不可少的。元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定需結(jié)合工程檔案著錄的需求，明確每一類建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)采集的節(jié)點(diǎn)和需要采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目。[3]此外，由于元數(shù)據(jù)依賴于系統(tǒng)的特性以及采集的巨大工作量，元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)需要嵌入系統(tǒng)，即將元數(shù)據(jù)的采集規(guī)則事先在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置好從而實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集，如單位工程名稱的來源是建設(shè)部門批復(fù)的施工許可證，采集元數(shù)據(jù)時(shí)需對(duì)應(yīng)施工許可證工程名稱欄目進(jìn)行采集。城建檔案管理機(jī)構(gòu)推進(jìn)工程文件電子化時(shí)，可結(jié)合自身信息資源利用開發(fā)的需求與2020年12月施行的《建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》（T/CECS707-2020）來制定工程檔案元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，工程文件電子化和元數(shù)據(jù)的應(yīng)用將極大減少工程檔案著錄工作量（尤其是案卷級(jí)和文件級(jí)著錄），提高著錄質(zhì)量。

5.結(jié)語

由于篇幅與經(jīng)驗(yàn)所限，本文著重于在“面”上對(duì)提高工程檔案著錄質(zhì)量的對(duì)策進(jìn)行闡述，對(duì)于對(duì)策中具體的“點(diǎn)”不再一一展開詳細(xì)論述。如何設(shè)置反映工程項(xiàng)目的功能等屬性的分類標(biāo)識(shí)項(xiàng)；如何高效實(shí)現(xiàn)細(xì)化到“戶”的結(jié)構(gòu)化著錄體系；工程檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)該采集哪些數(shù)據(jù)以及元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集與自動(dòng)著錄的實(shí)現(xiàn)路徑等問題對(duì)信息環(huán)境下工程檔案著錄的變革十分關(guān)鍵，筆者將在今后的實(shí)踐中持續(xù)研究加以完善。

作者:謝志釗 單位:深圳市城市建設(shè)檔案館

檔案管理分析2

我國在智能化以及大數(shù)據(jù)技術(shù)領(lǐng)域等的發(fā)展中十分注重對(duì)成果的落實(shí)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，我國逐步進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在此種發(fā)展背景下，為城建檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效提升檔案管理成效，為城市建設(shè)和管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。因此，明確城建檔案在城市建設(shè)管理中的作用具有積極意義。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案的基本特征

（一）整體性由于城建檔案的主要管理內(nèi)容包括城市建設(shè)整個(gè)過程中的檔案信息。因此，城市建設(shè)的整體性會(huì)直接反饋到城建檔案層面，使城建檔案也存在整體性的特征。城市建設(shè)過程中會(huì)考慮到區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展特點(diǎn)，并結(jié)合城市未來發(fā)展的方向做城市規(guī)劃工作，尤其會(huì)對(duì)各區(qū)域的功能建筑和基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行科學(xué)布設(shè)與劃分，在保障城市經(jīng)濟(jì)區(qū)高效發(fā)展的基礎(chǔ)上，完善城市交通體系。道路交通以及航空運(yùn)輸既獨(dú)立存在，又能相互貫通，并使之與其他道路相連，保障城市交通運(yùn)輸?shù)母咝?。而在此過程中，城市檔案則需對(duì)各類基礎(chǔ)資料進(jìn)行收集，為城市規(guī)劃工作提供可靠的參考依據(jù)，使其能夠從整體層面進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，保障城市建設(shè)的整體性。

（二）動(dòng)態(tài)性城建檔案在城市規(guī)劃以及管理中具有良好的應(yīng) 用價(jià)值，為了提高城建檔案的利用率，需保障城建檔案信息更新的及時(shí)性。因此，可以認(rèn)為城建檔案還存在動(dòng)態(tài)性的特征，即需要根據(jù)城市建設(shè)現(xiàn)狀對(duì)相關(guān)的檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)修改與補(bǔ)充，使其與城建實(shí)體工程的實(shí)際狀況相一致。尤其是對(duì)于一些發(fā)展中的城市來說，經(jīng)常出現(xiàn)城市擴(kuò)建和城市區(qū)域改造的狀況，要求城建檔案能夠做到對(duì)各類變動(dòng)信息的及時(shí)收集，使之與城市建設(shè)工作的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展，始終保持動(dòng)態(tài)性的特征。（三）精準(zhǔn)性這里的精準(zhǔn)性指的是檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性，城建檔案精準(zhǔn)性屬于城建檔案管理的基本要求。同時(shí)，也是衡量檔案管理質(zhì)量的重要指標(biāo)之一。在前期的城建檔案管理工作中存在錯(cuò)誤的認(rèn)知，錯(cuò)誤地認(rèn)為只需保障檔案內(nèi)容大體正確即可。而實(shí)際上，城建檔案存在特殊性的特征，只有保障內(nèi)容正確，數(shù)據(jù)精準(zhǔn)，才能提升城市規(guī)劃管理的質(zhì)量。尤其是一些數(shù)據(jù)上的誤差很可能引發(fā)施工事故，致使出現(xiàn)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。某機(jī)場工程建設(shè)中，利用壓路機(jī)碾壓該路段時(shí)出現(xiàn)電纜損壞的問題，致使其區(qū)域范圍內(nèi)的通信持續(xù)三天中斷。事后調(diào)查發(fā)現(xiàn)是由于在城建檔案中的管線標(biāo)注數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差，其實(shí)際電纜深度還不足60cm，而在城建檔案中標(biāo)注的深度則為65cm。此類事件的產(chǎn)生，進(jìn)一步說明了進(jìn)行城建檔案管理時(shí)保障檔案內(nèi)容精準(zhǔn)度的重要作用。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案在城市建設(shè)中的作用

（一）在城市建設(shè)規(guī)劃管理中的作用

1.是城建規(guī)劃管理的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃管理工作的開展是保證城市建設(shè)有效實(shí)現(xiàn)城市資源合理開發(fā)與利用的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容。而城市規(guī)劃管理工作的開展需要大量城市發(fā)展資料信息的支持，在此過程中便突出了城建檔案的重要性。在實(shí)際管理工作中，依托于城建檔案可以保障城市建設(shè)規(guī)劃方案的科學(xué)性與合理性，使其能夠滿足廣大人民對(duì)城市功能和基礎(chǔ)設(shè)施提出的要求。在城建規(guī)劃管理工作中，還需遵循尊重事實(shí)，保護(hù)文化遺產(chǎn)以及保障人們根本利益的管理原則。在對(duì)城建檔案內(nèi)容進(jìn)行查閱的基礎(chǔ)上，可使相關(guān)城市規(guī)劃管理人員快速了解城市建設(shè)現(xiàn)狀，并從城市建設(shè)需求和實(shí)際情況出發(fā)，制定出科學(xué)可行的規(guī)劃方案，使城市建設(shè)工作得到穩(wěn)步推進(jìn)。

2.為城建規(guī)劃管理提供依據(jù)。城建規(guī)劃工作過程中，如沒有系統(tǒng)可靠的城建檔案作為支持，則很容易導(dǎo)致城建規(guī)劃管理工作存在盲目性的問題。在城市規(guī)劃中的工作內(nèi)容主要涉及針對(duì)舊城區(qū)的改造與優(yōu)化以及對(duì)新區(qū)的開發(fā)與建設(shè)。同時(shí)，還包括城市管理和科研等工作內(nèi)容。上述工作均無法離開城建檔案資料的支持?？梢哉J(rèn)為，城建檔案能夠?yàn)槌墙ㄒ?guī)劃管理提供可靠的依據(jù)。在城市建設(shè)進(jìn)程不斷推進(jìn)的基礎(chǔ)上，有很多城市的城區(qū)被多次擴(kuò)建與改造，致使其地上建筑物更為密集，地下管線分布也更為繁雜，這便為今后的城市建設(shè)工作帶來了極大的難度。城市管理過程中，針對(duì)地下設(shè)施的維護(hù)與管理需要有城市檔案的支持，才能保障管理和維護(hù)工作的有序性。而在后續(xù)的城市規(guī)劃工作中，更是需要通過查閱城建檔案來了解地下管線分布現(xiàn)狀，爭取保障城市建設(shè)方案設(shè)計(jì)的可行性，以免對(duì)地下工程和管線工程造成危害。從某一層面來講，有了城建檔案的支持能夠有效降低城市建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)，杜絕一些不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）在城建過程中的作用

1.使工程檔案與建筑實(shí)體建立更好的聯(lián)系。在前期的城建檔案管理工作中，對(duì)于檔案內(nèi)容的歸類管理較為盲目，并未將具體工程作為管理依據(jù)，致使出現(xiàn)管理內(nèi)容繁雜的現(xiàn)象，為檔案資料的查閱帶來了一定的難度。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，信息管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)化，利用大數(shù)據(jù)思維將建筑實(shí)體作為主要單元完成信息檔案的收集與歸檔管理工作，可以使檔案內(nèi)容更為清晰，同時(shí)能夠保障檔案查閱的高效性。此種管理模式還可使城建檔案與建筑實(shí)體之間建立有效的聯(lián)系，進(jìn)行檔案檢索時(shí)，也可講將具體建筑實(shí)體作為檢索內(nèi)容，獲得有關(guān)建筑實(shí)體的全部工程信息，這為城建檔案的高效利用提供了便利。

2.促進(jìn)工程管理過程和工程檔案的有效對(duì)應(yīng)。城市建設(shè)過程中，各類工程項(xiàng)目的管理過程相對(duì)復(fù)雜，且一些單位對(duì)于建筑工程的項(xiàng)目在定義方面存在不同的特征。此種形勢下，導(dǎo)致城建檔案中的信息很難詳細(xì)表述工程項(xiàng)目信息，且城建檔案信息中的內(nèi)容也很難與具體項(xiàng)目的建設(shè)過程一一對(duì)應(yīng)，這導(dǎo)致在城市建設(shè)過程中，城建檔案很難發(fā)揮應(yīng)用的指導(dǎo)作用。針對(duì)此類狀況，可以基于大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于城市建設(shè)過程中各類工程項(xiàng)目的作業(yè)階段進(jìn)行合理劃分，通過標(biāo)準(zhǔn)化城建工程項(xiàng)目過程，使其與城建檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)，促使城建檔案信息能夠在城市建設(shè)過程中發(fā)揮更好的作用。

3.實(shí)現(xiàn)行業(yè)數(shù)據(jù)與名詞的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。城建過程中所涉及的建筑工程類型眾多，且建筑施工的過程十分繁雜，在針對(duì)建筑項(xiàng)目內(nèi)容進(jìn)行描述時(shí)，根據(jù)單位主體的不同，其對(duì)名詞的定義和數(shù)據(jù)類型以及標(biāo)準(zhǔn)的分析存在顯著的差異。通常情況下，相同的名詞會(huì)有不同的解釋，導(dǎo)致在針對(duì)各類工程檔案進(jìn)行收集時(shí)工程信息較為繁雜。再針對(duì)工程檔案信息進(jìn)行查閱時(shí)，很難真實(shí)了解工程實(shí)況。針對(duì)此類問題，需要針對(duì)工程施工過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)和各類工程信息的名詞定義進(jìn)行明確規(guī)范，并統(tǒng)一好數(shù)據(jù)類型和相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)口徑，尤其需要對(duì)重點(diǎn)工程環(huán)節(jié)形成獨(dú)立的數(shù)據(jù)指標(biāo)，使數(shù)據(jù)指標(biāo)存在唯一性的特征。此種狀況下，不僅可以規(guī)范城建檔案管理工作，還可使其更好地描述工程信息，對(duì)于提高城建檔案的利用率也具有積極作用。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案服務(wù)方式發(fā)生的新變化

（一）服務(wù)于城市管理，實(shí)現(xiàn)城市精準(zhǔn)化管理第一，在新建項(xiàng)目中可以為其提供更為精準(zhǔn)的分析服務(wù)。城市建設(shè)和規(guī)劃的難點(diǎn)為一些已有的建筑物和地下管線布局很可能對(duì)新建項(xiàng)目產(chǎn)生制約影響。為了保障新建項(xiàng)目的有效落實(shí)，在項(xiàng)目建設(shè)前期需要先做好實(shí)地勘察工作，并且基于城建檔案內(nèi)容，及時(shí)了解周邊建筑群分布特征以及地下管網(wǎng)的分布特點(diǎn)。在此基礎(chǔ)上，對(duì)新建項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，以免對(duì)已有建筑群體和已有地下管線的正常使用構(gòu)成威脅?；诔墙n案內(nèi)容，可使新建項(xiàng)目地施工設(shè)計(jì)更為可靠，保障新建項(xiàng)目方案的可行性。第二，為城市建筑群以及基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)管理工作提供精準(zhǔn)服務(wù)。城市管理過程中，為了使各類建筑群的使用安全得到保障，并延長其使用壽命，通常會(huì)針對(duì)各建筑群進(jìn)行維護(hù)管理。在建筑維護(hù)和基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)工作中需要有城建檔案的支持，通過提取建筑信息以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息能夠?qū)ζ渚S護(hù)期限進(jìn)行合理設(shè)計(jì)。

（二）服務(wù)于公眾，提供公共服務(wù)在大數(shù)據(jù)時(shí)代中的城建檔案公共服務(wù)能力顯著提升。這主要是由于其公共服務(wù)方式發(fā)生了重大改變。其改變主要體現(xiàn)在檔案檢索效率更高、獲取方式更為便捷、信息深度廣度更大等方面。在信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的前提下，城建檔案信息實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化和結(jié)構(gòu)化發(fā)展，這是導(dǎo)致其檢索手段更多、檢索效率更高的重要基礎(chǔ)。在前期的城建檔案中，僅支持唯一的檢索方式，即項(xiàng)目名稱檢索方式。除此之外，城建檔案的網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)建設(shè)使得檔案檢索和利用工作不再受到地理空間的限制，相關(guān)單位可以通過線上檢閱的方式來提取城建檔案信息，為檔案利用帶來了極大的便利。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案的發(fā)展方向

（一）城建檔案趨于標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)合前文所述，當(dāng)前的城建檔案管理工作中，對(duì)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)產(chǎn)生了較大的依賴，城建檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度也越來越高。在前期所推出的《工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》中，對(duì)于部分檔案信息的采集標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了統(tǒng)一，但還有部分檔案信息存在描述標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象，致使城建檔案難以在城市建設(shè)工作中發(fā)揮良好的作用。因此，在今后的城建檔案工作中，其發(fā)展趨勢很可能趨向檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。尤其是BIM技術(shù)在建筑工程中普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，其中的工程數(shù)據(jù)很可能會(huì)得到進(jìn)一步統(tǒng)一，促使城建檔案中的數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)格式標(biāo)準(zhǔn)、來源標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)證機(jī)制標(biāo)準(zhǔn)的管理目標(biāo)。為此，在今后檔案管理工作中可以將明確檔案信息標(biāo)準(zhǔn)作為重點(diǎn)的工作任務(wù)。

（二）城建檔案趨于集群化在大數(shù)據(jù)時(shí)代中的信息傳播方式發(fā)生了一定的變化，且信息的高效流通和高效共享成為新時(shí)期的信息發(fā)展特性，同時(shí)信息集合也將成為不可逆的總體發(fā)展趨勢。在大數(shù)據(jù)應(yīng)用實(shí)踐中可以發(fā)現(xiàn)，獨(dú)立信息很難發(fā)揮其價(jià)值，而對(duì)于信息的整合與高效共享往往能夠發(fā)揮比信息總量更大的價(jià)值。在城建檔案管理中，有部分特殊工程的檔案信息對(duì)保密性提出了一定的要求。所有檔案信息管理的目的都是為后期的城建工程提供參考，只有保障對(duì)檔案信息的高效利用才能發(fā)揮城建檔案的價(jià)值，如何達(dá)到保密標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上利用檔案信息是當(dāng)前城建檔案管理中需要解決的重點(diǎn)難題。而通過檔案集群化既可匯總檔案信息，使其發(fā)揮更大的利用價(jià)值，又能滿足檔案的保密需求。在今后的城建檔案管理中，可以基于信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)建立起對(duì)應(yīng)的集群化檔案信息，如地理空間信息、人口信息等。集群化信息內(nèi)容的逐步完善與補(bǔ)充，必定會(huì)創(chuàng)造更大的檔案利用價(jià)值。因此，可以認(rèn)為城建檔案存在趨向集群化發(fā)展的趨勢。

作者:吳玉臻 張譯 單位:日照市城市管理局；山東日照港口集團(tuán)

檔案管理分析3

城建檔案作為城市發(fā)展的記錄系統(tǒng)，能為城市優(yōu)化發(fā)展、綠色發(fā)展、智慧發(fā)展奠定良好的信息基礎(chǔ)[1]。而結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)打造城建檔案數(shù)據(jù)管理體系，不僅能提升城建檔案管理效能，還能進(jìn)一步挖掘城建檔案的價(jià)值。但梳理當(dāng)前城建檔案數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀可以看出，其還存在意識(shí)、安全、人才等方面的不足，因此有必要探究大數(shù)據(jù)視野下城建檔案管理的優(yōu)化措施。

一、城建檔案數(shù)據(jù)化概念和價(jià)值分析

大數(shù)據(jù)視野下的城建檔案數(shù)據(jù)化主要是指結(jié)合信息、通信、物聯(lián)等技術(shù)，打造更加安全、系統(tǒng)的檔案管理模式。簡而言之，將原有城建紙質(zhì)檔案、視頻檔案、圖片檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化、可視化、聯(lián)動(dòng)化，從而實(shí)現(xiàn)城建檔案信息橫向與縱向的高質(zhì)量流通[2]。由此可以看出，基于數(shù)字技術(shù)的城建檔案，具有較高的價(jià)值：第一，可提升城建檔案的效能輸出。城建檔案作為城市發(fā)展的記錄者，其能夠?yàn)槌鞘械淖陨戆l(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，如為城市的改造提供歷史數(shù)據(jù)，或?yàn)槠渌鞘械膬?yōu)化提供一定經(jīng)驗(yàn)借鑒等。第二，能強(qiáng)化城建檔案的管理效果。在海量的城建檔案管理需求背景下，通過融入數(shù)字技術(shù)，一方面能夠提升城建檔案管理的安全性，如能夠避免檔案數(shù)據(jù)丟失、檔案數(shù)據(jù)被篡改等；另一方面能夠有效提升城建檔案的管理效率，如通過模糊查詢快速定位所需文件，或通過信息數(shù)字技術(shù)，集中處理檔案信息，或通過通信技術(shù)提升城建檔案流通的速度等。

二、大數(shù)據(jù)視野下城建檔案管理優(yōu)化思路

為提升城建檔案管理與數(shù)據(jù)技術(shù)的契合度，城建檔案管理單位應(yīng)圍繞自身物質(zhì)資源、人力資源、制度資源等要素，從國家需求、城市發(fā)展、群眾期望等角度出發(fā)，做好優(yōu)化思路的把控[3]。第一，要有因地制宜的思路。其主要是指檔案管理單位要在國家政策需求基礎(chǔ)上，以地方性政策為導(dǎo)向，以自身優(yōu)勢為中心，設(shè)計(jì)符合城建檔案發(fā)展的構(gòu)架體系，并以此為依據(jù)，結(jié)合數(shù)據(jù)技術(shù)，優(yōu)化、完善、重構(gòu)自身檔案管理各項(xiàng)要素，以提升城建檔案管理的時(shí)間與空間的適應(yīng)性。第二，要有效率和質(zhì)量的思路。檔案管理引入數(shù)字技術(shù)，主要目的是提升前者工作質(zhì)量和效率。因此，要結(jié)合現(xiàn)代綠色、高效等發(fā)展理念，結(jié)合檔案管理技術(shù)，精簡部門、人員、程序等，從而提升檔案管理的質(zhì)量和效率。第三，要有創(chuàng)新發(fā)展的思路。在構(gòu)建城建檔案數(shù)字化發(fā)展路徑時(shí)，相關(guān)單位要設(shè)計(jì)短期和長期發(fā)展計(jì)劃，并結(jié)合計(jì)劃目標(biāo)和環(huán)境實(shí)況，動(dòng)態(tài)創(chuàng)新發(fā)展方向，優(yōu)化數(shù)字檔案技術(shù)的應(yīng)用技巧。

三、數(shù)字技術(shù)視野下城建檔案管理現(xiàn)狀分析

匯總分析城建檔案管理流程、技術(shù)、制度、設(shè)備等要素可以看出，雖然部分單位不斷優(yōu)化城建檔案管理的方式，并嘗試融入信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，取得了較好的效果，但仍有部分單位存在以下幾個(gè)問題。
（一）重視程度不夠目前，部分單位領(lǐng)導(dǎo)層并未意識(shí)到數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)城建檔案管理的重要性，對(duì)檔案與數(shù)字技術(shù)的融合發(fā)展存在錯(cuò)誤的理解和認(rèn)知：一是認(rèn)為檔案管理對(duì)單位工作效益的提升幫助不大，沒有必要花大錢去采購數(shù)字設(shè)備或招聘專業(yè)管理人員，導(dǎo)致單位城建檔案管理效能較低；二是部分單位領(lǐng)導(dǎo)雖然具有一定的先進(jìn)意識(shí)，但其認(rèn)為檔案數(shù)據(jù)化就是采購設(shè)備或招聘數(shù)字技術(shù)素養(yǎng)較高的人才，并未深入了解城建檔案優(yōu)化實(shí)際需求，也沒有去完善、優(yōu)化城建檔案管理體系，導(dǎo)致人才、設(shè)備、系統(tǒng)平臺(tái)閑置情況明顯。

（二）安全隱患大基于數(shù)字技術(shù)的城建檔案管理體系，雖然相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理具有較高的安全性，但其會(huì)受到操作、軟件、網(wǎng)絡(luò)等因素的影響[4]，存在一定的安全隱患。而部分單位在管理城建檔案信息時(shí)，沒有采取有效的措施應(yīng)對(duì)這些隱患，導(dǎo)致檔案安全風(fēng)險(xiǎn)較大。一是未建設(shè)科學(xué)的殺毒、存儲(chǔ)體系，導(dǎo)致系統(tǒng)容易受到電腦病毒、不法分子的破壞。二是部分管理人員安全意識(shí)較低，未按照規(guī)范進(jìn)行操作或做好相應(yīng)的保密工作，導(dǎo)致信息易泄露、丟失。三是未建立安全管理應(yīng)急機(jī)制，如密令登入、門禁卡、應(yīng)急儲(chǔ)存等。

（三）工作人員缺乏必要的技能人才作為城建檔案發(fā)展的關(guān)鍵，可以推動(dòng)城建檔案數(shù)字化更好、更快、更優(yōu)地發(fā)展。但部分單位未依據(jù)城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展需求，優(yōu)化、完善人才隊(duì)伍。第一，缺乏有效的檔案管理數(shù)字技術(shù)培訓(xùn)計(jì)劃，現(xiàn)有檔案工作人員技能得不到有效提升，從而難以合規(guī)、有效地進(jìn)行檔案數(shù)字化操作和管理；第二，缺乏必要的人才引進(jìn)計(jì)劃，未依據(jù)單位發(fā)展實(shí)際需求，編制人才招錄計(jì)劃，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)較低。

四、大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理優(yōu)化措施

基于當(dāng)前復(fù)雜的檔案管理環(huán)境，相關(guān)單位要立足現(xiàn)實(shí)，認(rèn)識(shí)到自身不足，采取針對(duì)性強(qiáng)、執(zhí)行效果好的應(yīng)對(duì)措施，在推動(dòng)城建檔案深化發(fā)展的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)其管理的提質(zhì)增效。

（一）提高管理層對(duì)數(shù)字技術(shù)的理解和認(rèn)識(shí)對(duì)于當(dāng)前標(biāo)準(zhǔn)及需求更高的城建檔案應(yīng)用、管理環(huán)境，管理層對(duì)數(shù)字技術(shù)的正向理解和認(rèn)知，可有效推動(dòng)檔案數(shù)字化發(fā)展[5]。據(jù)此，要結(jié)合現(xiàn)代發(fā)展環(huán)境，提高管理層的認(rèn)知和理解。首先，要讓管理層學(xué)習(xí)中央、國家及上級(jí)單位關(guān)于現(xiàn)代檔案建設(shè)的文件、指導(dǎo)意見，認(rèn)識(shí)到城建檔案優(yōu)化的意義和價(jià)值，主動(dòng)轉(zhuǎn)變自身思想觀念。其次，要以管理層黨員為基點(diǎn)，成立專業(yè)指導(dǎo)隊(duì)，一方面整頓單位不恰當(dāng)?shù)挠^念、思想；另一方面指導(dǎo)單位主管部門如何理解、認(rèn)知城建檔案的現(xiàn)代化發(fā)展，如技術(shù)的應(yīng)用方式、價(jià)值體現(xiàn)等。最后，營造良好的工作環(huán)境，一方面要優(yōu)化軟環(huán)境，如強(qiáng)化宣傳力度，編制針對(duì)性強(qiáng)的管理制度，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的具體責(zé)任人等；另一方面要重視對(duì)一線人員觀念的指導(dǎo)，以培訓(xùn)、會(huì)議、案例分析等方式，讓他們在獲得操作知識(shí)、技術(shù)素養(yǎng)的同時(shí)，意識(shí)到自身崗位的重要性，從而為城建檔案優(yōu)化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化城建檔案的安全管理基于數(shù)字技術(shù)的城建檔案可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)病毒、人為等因素的影響，降低城建檔案管理的有效性、可靠性，如故意刪除檔案信息，導(dǎo)致信息不全，或故意篡改信息，導(dǎo)致信息失真。為避免這些因素影響檔案管理的安全性，要基于原有安全管理機(jī)制，打造適應(yīng)性強(qiáng)的安全管理體系。第一，要結(jié)合現(xiàn)代“云技術(shù)”，利用第三方技術(shù)機(jī)構(gòu)，打造云儲(chǔ)存、云操作系統(tǒng)，在提升存儲(chǔ)空間量的同時(shí)，提升城建檔案安全管理質(zhì)量，如避免因存儲(chǔ)失誤而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失等。第二，要借助現(xiàn)代技術(shù)，打造虛擬技術(shù)應(yīng)用場景。究其原因，虛擬技術(shù)能模擬物理設(shè)備運(yùn)行情境，能夠在避免外界不良因素侵入的同時(shí)，進(jìn)行檔案信息交互工作。第三，要結(jié)合檔案操作行為、操作人員，打造系統(tǒng)識(shí)別性能強(qiáng)的操作系統(tǒng)。城建檔案管理單位，要根據(jù)各個(gè)崗位職務(wù)、職責(zé)，設(shè)計(jì)不同的登入、操作、管理權(quán)限。第四，要引進(jìn)適應(yīng)性強(qiáng)的殺毒、查毒軟件。要結(jié)合聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行，或局域網(wǎng)運(yùn)作需求，采取效率高、識(shí)別度（病毒識(shí)別）高的殺毒軟件。同時(shí)，由于部分殺毒軟件需要操作人員手動(dòng)操作，因此要編制可靠的殺毒、查毒計(jì)劃，并要求相關(guān)人員嚴(yán)格執(zhí)行。第五，要應(yīng)用加密、門禁等安全技術(shù)。針對(duì)重要的設(shè)備，應(yīng)安裝相應(yīng)門禁系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，要針對(duì)不同密級(jí)的城建檔案，設(shè)定不同的加密方式，以避免重要城建檔案丟失或者泄密等。

（三）要強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)為有力推動(dòng)城建檔案數(shù)字化發(fā)展、優(yōu)化發(fā)展，應(yīng)立足操作和管理人員技能素養(yǎng)現(xiàn)狀，做好現(xiàn)有人員培訓(xùn)，制定人才引進(jìn)計(jì)劃。首先，要立足檔案優(yōu)化方案、目標(biāo)、方式等，結(jié)合數(shù)字技術(shù)、檔案管理技術(shù)等要素，設(shè)計(jì)有序、系統(tǒng)、可靠、有效的培訓(xùn)內(nèi)容和方式，如結(jié)合檔案數(shù)字化操作技能、檔案管理規(guī)范等，設(shè)計(jì)理念與技術(shù)結(jié)合，發(fā)展與競升的培訓(xùn)體系。再如，圍繞自身成本資源，相關(guān)人員技能需求，改進(jìn)傳統(tǒng)專家講座、實(shí)踐培訓(xùn)方式，結(jié)合相關(guān)高校、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，打造能突破空間和時(shí)間限制的遠(yuǎn)程培訓(xùn)系統(tǒng)，這樣不僅能降低培訓(xùn)成本，還能滿足相關(guān)人員的學(xué)習(xí)需求。其次，要結(jié)合檔案安全、有效、服務(wù)等性質(zhì)，不斷提升檔案管理、操作人員的職業(yè)素養(yǎng)。如以會(huì)議方式進(jìn)行職業(yè)道德分析、專題案例分析，這樣不僅能加深相關(guān)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知和理解，還能促使其主動(dòng)探究如何進(jìn)行安全操作等。最后，要結(jié)合檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢，編制合規(guī)、有效的人才招錄計(jì)劃。要在現(xiàn)有人才技能素養(yǎng)基礎(chǔ)上，從崗位實(shí)際需求、檔案優(yōu)化發(fā)展、檔案新規(guī)定的角度出發(fā)，制定人才招錄計(jì)劃。若條件允許，可引進(jìn)復(fù)合型人才，如既懂信息技術(shù)又懂檔案管理的人才。需要注意的是，為增加崗位黏性，單位應(yīng)提升檔案管理專業(yè)人才的待遇。

（四）優(yōu)化制度規(guī)范實(shí)踐證明，可靠、有效的制度規(guī)范能推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)管理政策的全面落實(shí)、執(zhí)行，能為其良性發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)?；诖耍紫?，要圍繞國家政策、檔案信息化建設(shè)需求等要素，完善、重構(gòu)自身制度內(nèi)容。單位要深入了解檔案建設(shè)現(xiàn)狀，吸取行業(yè)有效檔案制度設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，不斷梳理、查找自身檔案管理發(fā)展的不足。需注意，在找出不足后，要依據(jù)國家相關(guān)政策，完善檔案管理制度。其次，要立足制度的執(zhí)行、落實(shí)，建立能夠及時(shí)反饋檔案管理制度執(zhí)行情況的機(jī)制，如在指導(dǎo)單位檔案部門認(rèn)真落實(shí)制度、規(guī)范的同時(shí)，整理、收集本單位制度在檔案數(shù)據(jù)管理過程中的表現(xiàn)，以及操作人員的合理建議，并以此為依據(jù)，完善制度，提升制度適應(yīng)性。最后，一方面要強(qiáng)化檔案監(jiān)督機(jī)制，以監(jiān)督相關(guān)人員是否嚴(yán)格遵守制度進(jìn)行檔案管理、操作等，另一方面要在明確檔案數(shù)據(jù)化視野下，實(shí)現(xiàn)檔案監(jiān)督的多元目的，如強(qiáng)化檔案管理效率，完善檔案管理模式，促使檔案工作人員認(rèn)真履職等。此外，要依據(jù)監(jiān)督結(jié)果，及時(shí)告知相關(guān)人員不足之處，以及需要整改的方向，以實(shí)現(xiàn)監(jiān)督的預(yù)設(shè)效果。同時(shí)，為保障監(jiān)督效果，要擴(kuò)展監(jiān)督渠道，如社會(huì)監(jiān)督、上級(jí)監(jiān)督等，形成兼容、互通性強(qiáng)的監(jiān)督體系。綜上，在現(xiàn)行城建單位發(fā)展背景下，提升城建檔案數(shù)字化管理水平，不僅能助力單位深化發(fā)展、現(xiàn)代化發(fā)展等，還能為城市建設(shè)決策提供良好的支撐。因此，相關(guān)單位應(yīng)立足自身實(shí)際情況，制定能夠提升檔案管理效果的措施，以達(dá)到優(yōu)化檔案管理的目的。其中，數(shù)字化管理措施作為一種重要的措施，能促使城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化，相關(guān)單位應(yīng)立足自身實(shí)際，找準(zhǔn)兩者契合點(diǎn)，采取適應(yīng)性措施，為城建檔案管理注入鮮活發(fā)展動(dòng)力，推動(dòng)其現(xiàn)代化發(fā)展、深化發(fā)展。

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作者:魏秀田 單位:濟(jì)南市城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展服務(wù)中心