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一、檔案檢索工具

1、密集架存放地點(diǎn)索引編制

只有一組的，標(biāo)引項(xiàng)目為列（包括A、B面）、檔案類別、起止年度。見下圖：

存放位置

類別

起止年度

存放位置

類別

起止年度

列

列

1

A

A

B

B

2

A

A

B

B

3

A

A

B

B

有兩組以上的，標(biāo)引項(xiàng)目為組、列（包括A、B面）、檔案類別、起止年度。見下圖：

存放位置

類別

起止年度

存放位置

類別

起止年度

組

列

組

列

1

1

A

2

1

A

B

B

2

A

2

A

B

B

2、專題文件匯編和專題目錄

本單位的檔案管理已使用經(jīng)過國家檔案局測評的優(yōu)秀軟件，已將全部黨政工團(tuán)檔案或主要專門檔案以文件級條目或全文錄入計算機(jī)，并便于查找和利用，可不做專題文件匯編和專題目錄。

二、紙質(zhì)文件與電子文件的歸檔

已實(shí)現(xiàn)辦公自動化的單位，永久、長期保存的應(yīng)同時打印出紙質(zhì)文件，與電子文件一起歸檔。

三、單份文件歸檔

（一）關(guān)于不同保管期限的歸檔文件存放檔案盒的問題。

不同保管期限的歸檔文件不能放在同一個盒內(nèi)存放。若同一年度中，相同保管期限的歸檔文件數(shù)量很少，可采用更換小盒的方法來解決。

（二）單件歸檔方法的適用范圍

建議合同檔案、婚姻檔案、地圖檔案、教學(xué)檔案、文化藝術(shù)檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案等采用單件歸檔的方法歸檔。

四、數(shù)碼照片的整理

對數(shù)碼照片的整理，在目前雙軌制要求的前提下，每組照片要選取若干張反映本次工作活動的有代表性的主要照片輸出為紙質(zhì)照片歸檔。數(shù)碼照片脫機(jī)歸檔（物理歸檔）一式三套刻錄成光盤。

五、會計檔案憑證盒的“類別”項(xiàng)填寫

會計檔案憑證盒的“類別”項(xiàng)填寫“目錄號”或填寫“憑證”。例：機(jī)關(guān)單位會計檔案憑證盒的“類別”項(xiàng)填寫“D3·1”或填寫“憑證”。

六、產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案目標(biāo)管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

佛山市產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案目標(biāo)管理執(zhí)行機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理的標(biāo)準(zhǔn)為宜。

七、中小學(xué)檔案目標(biāo)管理考評執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

（一）中小學(xué)檔案目標(biāo)管理考評以執(zhí)行機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為宜。

（二）中小學(xué)檔案分類辦法的問題。部分學(xué)校已有《檔案分類辦法》，并通過了檔案目標(biāo)管理考評的，建議延續(xù)。

未有《檔案分類辦法》的，按佛山市檔案局《關(guān)于<禪城區(qū)中小學(xué)檔案分類辦法>的復(fù)函》執(zhí)行。

八、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作

（一）檔案管理已實(shí)現(xiàn)電子化的建設(shè)項(xiàng)目，主管部門可保存電子檔案，電子檔案移交時要有安裝和使用說明，注明系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，如：硬件、軟件配制和安裝使用。紙質(zhì)檔案原件留建設(shè)單位保管。

（二）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷排列與卷內(nèi)文件排列的基本要求：

1、案卷的排列順序原則上按本單位制定的編號方式排列，案卷數(shù)量多的項(xiàng)目可以按階段、專業(yè)下編流水號；案卷數(shù)量少的項(xiàng)目可按綜合管理性文件（含立項(xiàng)報批、驗(yàn)收文件）、設(shè)計文件（含基礎(chǔ)文件）、施工文件（含竣工圖），一個項(xiàng)目編一個流水號。

2、卷內(nèi)文件排列的基本要求是保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

（三）竣工圖章的使用

1、竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。若標(biāo)題欄附近空白處太小，無法蓋竣工圖章，可在圖面適當(dāng)空白處蓋竣工圖章，盡量不壓線。若正面無法蓋竣工圖章，可蓋在圖檔的背面處。重新出圖的，竣工圖章的相關(guān)責(zé)任人簽名欄可分解印在標(biāo)題欄的上方或左方，保留原設(shè)計圖標(biāo)的責(zé)任人，不再蓋竣工圖章。

2、竣工圖章的式樣

按有關(guān)主管部門的要求執(zhí)行。除房建工程外，以采用《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中所規(guī)定的式樣為宜。

九、行政區(qū)劃調(diào)整后檔案處置

近年來，我市機(jī)構(gòu)調(diào)整、鎮(zhèn)一級行政區(qū)劃變動較大，隨著行政區(qū)劃的調(diào)整，檔案的歸屬與流向也將發(fā)生變化。為了保證各全宗的完整性，根據(jù)《檔案法》、《廣東省檔案管理規(guī)定》、《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局、中央檔案館<關(guān)于在各級地方政府機(jī)構(gòu)改革中加強(qiáng)檔案管理的通知>》廣東省檔案局（粵檔發(fā)[*]47號）等有關(guān)法律法規(guī)，做好行政區(qū)劃調(diào)整后檔案的處置工作。調(diào)整前的檔案，及時清理、收集和整理。任何部門和個人不得私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移和銷毀檔案。

（一）屬于機(jī)關(guān)、事業(yè)單位調(diào)整的單位，在調(diào)整前，要提出檔案的處置方案，上報主管部門和當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門審核。

（二）請各區(qū)在*年12月10日前，將近期行政區(qū)劃調(diào)整行政區(qū)劃調(diào)整后檔案的處置情況上報市檔案局，市檔案局匯總后上報省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處。

十、社區(qū)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作

（一）各鎮(zhèn)、村、社區(qū)可通過網(wǎng)絡(luò)提供已公開現(xiàn)行文件的利用服務(wù)。

（二）社區(qū)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)暫參照執(zhí)行《廣東省農(nóng)村村民委員會檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)》。

十一、科技檔案整理

(一)科技檔案盒面處理

原科技檔案盒面項(xiàng)目內(nèi)容填寫采用印刷的方法來實(shí)現(xiàn)的?，F(xiàn)建議采用與檔案盒顏色相同、項(xiàng)目內(nèi)容相同（含背脊）的紙，先把相關(guān)項(xiàng)目內(nèi)容套打印后，再進(jìn)行裱糊在檔案盒面上。粘結(jié)劑可選用白乳膠。

裱糊要求：

1、牢固、平整。

2、裱糊到檔案盒背面約2公分左右。

（二）科技檔案案卷目錄

取消“科技檔案分類目錄”和“科技檔案分類總目錄”。更改為“案卷目錄”，其式樣如下：

案卷目錄

類別：

檔

號

題名

立卷

單位

起止

日期

頁

數(shù)

保管

期限

備注

十五、企事業(yè)單位檔案工作

（一）關(guān)于國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中已故人員、出國人員、“無主人員”檔案的處置問題：

已故人員檔案隨文書檔案一起移交。其他類型人員的檔案按勞動部和國家檔案局的有關(guān)規(guī)定辦理。

（二）本單位投資股票的股權(quán)證等文件材料應(yīng)放入企業(yè)的“經(jīng)營管理”類內(nèi)。

十六、民營企業(yè)檔案工作

建議民營企業(yè)檔案類目可采用下列方法設(shè)置。各民營企業(yè)要根據(jù)本單位檔案管理的實(shí)際進(jìn)行增刪，不作統(tǒng)一規(guī)定。

企業(yè)管理檔案代字為A；

產(chǎn)品或主營業(yè)務(wù)檔案代字為B；

科學(xué)技術(shù)研究檔案代字為C；

基本建設(shè)檔案代字為D；

設(shè)備儀器檔案代字為E；

會計檔案代字為F；

員工檔案代字為G；

特殊載體檔案代字為H；

十七、醫(yī)院檔案類別設(shè)置

目前，佛山市直醫(yī)院檔案類目原則上分為十大類，通過近年實(shí)施，效果較好。建議全市各醫(yī)院采用下述檔案類目設(shè)置。

黨政管理檔案代字為:A

醫(yī)療技術(shù)管理檔案代字為:B

科研檔案代字為:C

基建檔案檔案代字為:D

設(shè)備儀器代字為:E

藥品生產(chǎn)檔案代字為:F

會計檔案代字為:G

特殊載體檔案代字為:H

考績檔案代字為:J

病歷檔案按其有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、整理。并做好保管和保護(hù)工作。

十八、檔案館工作

（一）對檔案館工作中“應(yīng)收全宗”的理解

“應(yīng)收全宗”是指列入綜合檔案館接收范圍的全宗。通常指本地區(qū)直屬機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體及其所屬單位，屬于本館接收范圍的企事業(yè)單位，屬于本館應(yīng)接收的撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體等。這里須注意的問題是，隸屬關(guān)系或體制發(fā)生改變的單位，原為本地區(qū)直屬的單位，后來成了非直屬的單位，對于此類單位的檔案，直屬時期的檔案屬應(yīng)收全宗，后期則不屬應(yīng)收全宗。對于這種有直屬關(guān)系變化的全宗需在本館全宗指南中予以說明。體制發(fā)生變化的單位，如原單位的性質(zhì)為機(jī)關(guān)，后改為企業(yè)或事業(yè)單位的，履行機(jī)關(guān)職能時期的檔案屬應(yīng)接收檔案，當(dāng)時該全宗為應(yīng)收全宗。

（二）檔案館收集整理的照片如何分類編號

如果是隨某全宗其他檔案一起接收進(jìn)館的照片，應(yīng)歸入原全宗管理。對于其他零散照片，可經(jīng)整理后歸入檔案館全宗。

（三）關(guān)于館藏檔案分類中“特殊載體檔案”問題：如果原“聲像檔案”類中已包括了所有非紙質(zhì)檔案，則只需將原聲像檔案的叫法改為特殊載體檔案。如果原分類中單列了聲像檔案和實(shí)物檔案的，則沿用原有的分類編號方法不變。

十九、檔案信息化

（一）電子文件歸檔格式、備份等應(yīng)按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》執(zhí)行。

（二）關(guān)于OA系統(tǒng)輸出文件時不出紅印章的問題，一是完善0A系統(tǒng)；二是依有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和本單位實(shí)際，制定網(wǎng)上文件撰寫與傳遞的管理制度，通過辦文權(quán)限的嚴(yán)格監(jiān)控和電子文件的及時脫機(jī)備份來保證電子文件和相應(yīng)紙質(zhì)文件的法律效力；三是另行加蓋印章。需強(qiáng)調(diào)的是領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙上簽發(fā)一定要手簽。

（三）關(guān)于電子文件歸檔，要求電子文件最后歸檔保存的格式一定要符合國家的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

二十、常規(guī)性上報材料

常規(guī)性上報材料是指年度內(nèi)或時期內(nèi)必須上報的材料。各區(qū)檔案局必須按時、按質(zhì)、按格式做好上報工作。

常規(guī)性工作匯報主要有：

（一）年度工作總結(jié)和下一年工作計劃；

（二）檔案館年度自評報告（含檔案館年度情況登記表）；

（三）檔案事業(yè)統(tǒng)計年報；

（四）年度年檢工作（含執(zhí)法）情況匯報；

（五）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表；

（六）年度檔案目標(biāo)管理情況登記表；

（七）年度檔案目標(biāo)管理復(fù)查情況登記表；

（八）檔案目標(biāo)管理備案材料；

（九）檔案目標(biāo)管理復(fù)查備案材料；

（十）下一年度檔案目標(biāo)管理計劃；

（十一）下一年度檔案目標(biāo)管理復(fù)查計劃。