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教學(xué)檔案管理是高校各種評(píng)估中的重點(diǎn)。然而，本科院校的教學(xué)檔案管理工作目前普通存在著檔案收集不完整、不系統(tǒng)、檔案管理不規(guī)范、檔案隊(duì)伍建設(shè)缺乏科學(xué)性和穩(wěn)定性、人員整體素質(zhì)低等問題。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、加快教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化意義重大。

正文：

教育教學(xué)工作是學(xué)校的中心工作之一。在教育教學(xué)工作中形成的各種檔案材料記錄了教育教學(xué)工作的全過(guò)程，體現(xiàn)了學(xué)校對(duì)教育教學(xué)的思想和方法，是衡量教育教學(xué)工作水平和質(zhì)量的重要標(biāo)志，是教學(xué)檢查和教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)，是學(xué)校檔案的重要組成部分。特別是在本科院校的各種評(píng)估中，教學(xué)評(píng)估的重點(diǎn)內(nèi)容包括教學(xué)檔案管理，專業(yè)評(píng)估則需要教學(xué)檔案給予直接的支撐。為了加強(qiáng)教學(xué)檔案工作，充分發(fā)揮其在學(xué)校教育管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

一、本科院校檔案管理存在的問題

教學(xué)檔案是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是反映高校教育發(fā)展與教育改革的重要依據(jù)之一，是高校檔案的重要組成部分。本人在多年的教學(xué)檔案管理中發(fā)現(xiàn)，本科院校的檔案管理存在以下三個(gè)突出的問題。

(1)檔案收集不完整、不系統(tǒng)。高校教學(xué)管理的每一項(xiàng)活動(dòng)和事件都有開始、運(yùn)作、結(jié)束等一系列過(guò)程，反映在文件材料上必然有策劃、計(jì)劃、安排、執(zhí)行過(guò)程的來(lái)往文件、會(huì)議記錄、總結(jié)表彰、處分、照片等。根據(jù)這些材料就有可能再現(xiàn)整個(gè)事件或活動(dòng)的全過(guò)程。但是，一些本科院校檔案收集達(dá)不到完整和系統(tǒng)的要求，常常是有計(jì)劃、無(wú)總結(jié)，有上學(xué)期的某一材料，無(wú)下學(xué)期的對(duì)應(yīng)資料，有決議、無(wú)會(huì)議記錄等；有的本科院校只有材料殘缺不全的教學(xué)檔案和學(xué)生管理檔案，而沒有科研檔案等。究其原因是本科院校教學(xué)、科研與管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理知識(shí)和法規(guī)知曉不多，對(duì)教學(xué)、科研與管理工作檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。所以，他們?cè)诮虒W(xué)、科研任務(wù)完成后不按檔案部門要求主動(dòng)歸檔，有的根本不歸檔，常常被當(dāng)作廢紙?zhí)幚淼?，使教學(xué)、科研、管理活動(dòng)中產(chǎn)生的一些寶貴材料流失，造成了院系檔案材料殘缺不全。

(2)檔案管理不規(guī)范。許多高校中層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，在重視教學(xué)工作和其他管理工作的同時(shí)，忽視了檔案工作的存在。其主要表現(xiàn)是：不能按照教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)室管理活動(dòng)的各個(gè)階段來(lái)積累材料，收集的材料雜亂無(wú)章。有的檔案材料數(shù)據(jù)任意涂改，字跡不清，有的材料是復(fù)印件，沒有原始件。還有相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料在個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)或教師個(gè)人手中，導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不齊全、不完整，很難建立起檔案庫(kù)。產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因是檔案管理制度不健全，又缺乏規(guī)章制度的制約。對(duì)于教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)室及相關(guān)管理工作檔案歸檔沒有明確的要求，檔案管理人員和教學(xué)、科研、行政管理工作人員的職責(zé)又不明確。哪些材料該歸檔，哪些不該歸檔，沒有明確規(guī)定，因此也難以形成完整、系統(tǒng)的教學(xué)、科研等院系檔案。由于院系檔案管理體制不完善，有時(shí)是名存實(shí)亡，沒能真正發(fā)揮其在教學(xué)管理中的重要作用。

(3)檔案隊(duì)伍建設(shè)缺乏科學(xué)性和穩(wěn)定性，人員整體素質(zhì)低。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，在一些本科院校檔案工作者中，還有相當(dāng)一部分人達(dá)不到上述要求，他們中有的是在單位競(jìng)聘上崗過(guò)程中的解聘人員被安置到檔案部門，有的是由于別的原因工作調(diào)動(dòng)而被分配到檔案部門，有的是其他工作人員兼職做檔案工作，還有的是剛從大中專學(xué)校分配來(lái)的學(xué)生。在知識(shí)結(jié)構(gòu)方面，具備檔案專業(yè)知識(shí)的人員數(shù)量較少，且專職檔案工作者中也大都存在知識(shí)老化的現(xiàn)象，其理論水平、業(yè)務(wù)水平亦尚需提高，而適應(yīng)當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求的復(fù)合型人才更是嚴(yán)重缺乏。要管理好這批兼職檔案人員，必須對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高教學(xué)檔案管理水平，增強(qiáng)檔案人員為教學(xué)服務(wù)的意識(shí)，更新觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)，加強(qiáng)教學(xué)檔案的編研工作。

二、加強(qiáng)本科院校教學(xué)檔案管理的對(duì)策

針對(duì)上述問題，本人以為高校檔案工作要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，抓住知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案工作帶來(lái)的契機(jī)，迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，并將挑戰(zhàn)化作動(dòng)力，適時(shí)進(jìn)行變革，制訂自己在知識(shí)經(jīng)濟(jì)中的戰(zhàn)略對(duì)策，為教學(xué)管理工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。

(1)加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。由于檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，教學(xué)管理信息又復(fù)雜多樣，檔案人員需要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。因而高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員尤其是各部門兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。培訓(xùn)的形式多種多樣，如定期組織經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、業(yè)余講座、培訓(xùn)班等，同行之間互相學(xué)習(xí)借鑒，激發(fā)檔案管理人員的事業(yè)心和使命感。從事教學(xué)檔案管理的人員，應(yīng)利用各種培訓(xùn)教育機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)和檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，并圍繞教學(xué)改革和管理工作的任務(wù)要求，采取有效的措施，大力開發(fā)利用教學(xué)檔案信息資源，主動(dòng)為廣大師生員工做好檔案信息服務(wù)，不斷提高自身工作水平和工作能力。

(2)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。以往教學(xué)檔案管理工作的開展，都以整理、保管檔案實(shí)體為立足點(diǎn)，而忽略了保管檔案的真正目的是為教學(xué)管理提供所需信息的功能。應(yīng)該充分注意到高校改革對(duì)檔案工作提出更新的要求，要千方百計(jì)提供服務(wù)，在服務(wù)中體現(xiàn)教學(xué)檔案的價(jià)值。同時(shí)還要大力宣傳教學(xué)檔案利用后所取得的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，在此基礎(chǔ)上將典型事例集中起來(lái)，匯編成冊(cè)。這不但可以宣傳檔案工作，擴(kuò)大影響，提高教學(xué)檔案的地位，而且還可以提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，為檔案利用工作的進(jìn)一步開展提供依據(jù)。對(duì)于高等院校來(lái)說(shuō)，上級(jí)管理部門需要對(duì)學(xué)校進(jìn)行各項(xiàng)評(píng)估，如專業(yè)合格評(píng)估、實(shí)驗(yàn)室評(píng)估、學(xué)位評(píng)估、高校辦學(xué)水平合格評(píng)估等專業(yè)性的教學(xué)管理評(píng)估，教學(xué)檔案在評(píng)估中具有十分重要的作用，還有學(xué)生工作管理評(píng)估、黨務(wù)工作評(píng)估也都需要從教學(xué)檔案提供相應(yīng)的材料。因此，必須強(qiáng)化高校檔案工作者的服務(wù)意識(shí)，以卓有成效的服務(wù)獲得社會(huì)的信賴和支持。

(3)加快教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作，實(shí)行文檔一體化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，加快檔案信息加工處理的現(xiàn)代化步伐，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的需要。將檔案信息公布于網(wǎng)上，利用“信息高速公路”進(jìn)行傳遞，憑著檔案信息的原始性、真實(shí)性、權(quán)威性的特點(diǎn)，一定會(huì)吸引大量的讀者，這是檔案部門擴(kuò)大影響，開發(fā)檔案信息資源的有效途徑，同時(shí)也是帶動(dòng)檔案的收集、整理等工作的有效方法。為了更好地為用戶提供檔案信息的網(wǎng)上服務(wù)，我們應(yīng)抓住機(jī)遇，有計(jì)劃、分步驟地步入高校校園網(wǎng)、國(guó)家教育科研網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，接待網(wǎng)上的來(lái)訪者。這是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的有效途徑，也是滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案信息需求的必然措施。因此盡早建立檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)已成為當(dāng)務(wù)之急。