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在日常工作會議上，會議主持人無疑應(yīng)是會議進(jìn)程的動力和向?qū)?，那些頗為成功的主持人必須掌握因勢利導(dǎo)處理難題的藝術(shù)。這些難題有：解決爭端、控制感情、傳遞信息。為此，主持人要唱好以下三部曲： 一、使會議進(jìn)入程序

會議開頭至關(guān)重要，想把握成功的機(jī)會，要遵守如下規(guī)則：

1、準(zhǔn)時開會：不要為某個人或某幾個人未到而廷誤開會時間，因為假如那樣，下回其余的人便都會遲到。準(zhǔn)時開會是主持人的責(zé)任和魄力之所在，如果你還沒有做過改進(jìn)會風(fēng)的事，那么準(zhǔn)時開會就是一大改革，準(zhǔn)時開會是準(zhǔn)時閉會的必備條件。

2、直截了當(dāng)?shù)匦紩h的目的：通常，會議文件或通知在會前已經(jīng)到了與會者手中。即使這樣，你仍有必要再強(qiáng)調(diào)一下會議目的?？陬^說明有助于為與會者明確地限定討論的問題，而且能夠消除在會議開始時人們思緒的混亂狀態(tài)，集中大家的注意力。

3、要講得快、積極、有信心的話：你得開場白要表明會議定能成功；指出議題的重要性；指出達(dá)成的決議將對人們產(chǎn)生的影響；充分估量會議價值，給與會者設(shè)一個目標(biāo)。不要講吞吞吐吐、圓滑消極，被動式模棱兩可的話。

4、潛心用詞，妙趣橫生：直接而有活力的開場白能影響會議的氣氛和節(jié)奏，能給你的思想穿上明快、動人的服裝。

5、要簡潔：開場白要限制在一分鐘左右。你的任務(wù)不是表現(xiàn)自己，而是講清問題、強(qiáng)調(diào)問題的迫切性，督促與會者開動腦筋。講長話會磨純“會鋒“，分散注意力，引偏目標(biāo)。

二、推進(jìn)會議

主持人應(yīng)起指揮員或向?qū)У淖饔?。?dāng)與會者怒火迸發(fā)時，他是個消防員、裁判員，可以行使限制權(quán)；他也是個采購員，容納百家之言，善于鑒別有價值的意見，并使之完善?？傊认蠓ü?，又象調(diào)解員。因此，他應(yīng)掌握以下原則：

1、公正無私：面對面交流意見時，免不了會帶些情緒。氣氛緊張熱烈的會議總比死水一潭好得多。你若采取中立態(tài)度，這樣的會議也不難駕馭。你可以分類篩選各種意見，但不能以個人好惡偏袒任何一方。你應(yīng)引導(dǎo)討論，而不是強(qiáng)制討論。

2、防止冷場：會上一陣沉默突然降臨，每個人都在等待別人講話，如此難堪的情景令人室息，緊張，也是導(dǎo)致紛爭和混亂的因素。這時，主持人要立即做些評說，提問或解釋，防止冷場。

3、控制激情迸發(fā)：很多時候，人的感情大于理智，而激情的迸發(fā)往往會導(dǎo)致人的失態(tài)和人與人之間的沖突，而帶著情緒去爭執(zhí)，只能增加隔閡，失去解決問題的機(jī)會。因此，會議主持人要注意觀察個別成員的情緒變化，以便及時“滅火”，把話頭從“爆炸點”引開，用幽默調(diào)節(jié)會議氣氛，并指出雙方都有可能是正確的，只是站的角度不同，所看到的事物就不一樣。緊張氣氛一解除，再引導(dǎo)大家現(xiàn)實地對待有爭論的問題，就容易解決了。

4、充分通報信息：會上，人們有一種要急于解決問題的傾向，這當(dāng)然好，可這又往往導(dǎo)致操之過急的現(xiàn)象。結(jié)論的產(chǎn)生，必須經(jīng)過對信息的充分研討，所以主持人首先讓與會者擺出全部事實，才可討論產(chǎn)生明智有效的行動方案，切莫本末倒置。

5、讓人人開口：召開會議的目的是廣集群議，要盡可能讓與會者特別是那些沉默不語的人講話，鼓勵過分謙恭的人表態(tài)，同時注意別讓不善言辭的人“曬臺”，要引導(dǎo)與會者交流全部信息，講出所有的真心話，這樣做能減少會后議論。諸如：“這個計劃不通”、“那方案聽起來好，但與我們單位的情況不對號”…¼這些話不能中肯、不重要，可惜是在錯誤的時間，錯誤的地點講的。杜絕會后議論，就意味著節(jié)約時間，避免重復(fù)開會，從這一點來說，主持人也應(yīng)當(dāng)讓人參與討論并表態(tài)。誰愛會后議論，你就盯住他，讓他講話。

6、杜絕“小會”：會上的私下議論，只會引起紛爭和相互不信任。主持人一定要杜絕“小會”，保證與會者一次只聽一個人講話。若是個別人私下說個沒完，你就把全體與會者的注意力轉(zhuǎn)向他們。你這樣說：“老周和老王好象談出些‘眉目’了，你們向大伙說說好嗎？”眾目睽睽之下，小會只好收場。

7、承認(rèn)分歧：認(rèn)為眾多的建議會互相自然吻合，那真是太天真了。不同的建議之間必然含有分歧點。分歧的討論或爭論是產(chǎn)生成熟見解的基礎(chǔ)。會議上的爭論，是有控制的爭論，這是好事。主持人不要隱藏或無視分歧，要承認(rèn)它，把它亮到桌面上去，這樣才有可能理智地對待它。對那些閃爍其詞的人你這樣問：“對這一問題，你的態(tài)度是什么？”再問：“你的根據(jù)是什么？”再進(jìn)一步“你說該怎么辦？”。

8、不調(diào)強(qiáng)分歧調(diào)強(qiáng)合作：與會者大都有自己的態(tài)度和觀點，這很自然。他們甚至知道有人持反對態(tài)度，這也沒有什么關(guān)系。主持人要領(lǐng)導(dǎo)與會者共同合作，要講明解決問題需要與會者共同的智慧和決策，會場不是發(fā)泄個人恩怨的地方，也不是進(jìn)行生死搏斗的戰(zhàn)場，誰也不應(yīng)當(dāng)一意孤行。應(yīng)當(dāng)把個人當(dāng)作決策機(jī)構(gòu)中的普通一員，主持人應(yīng)利用各種機(jī)會指出集體智慧大于個人智慧，方案的產(chǎn)生離不開合作。

9、防止偏航：由提出問題到解決問題，需要一步步地引導(dǎo)。很多毫無結(jié)果的會議就是由于缺少這種引導(dǎo)造成的，主持人應(yīng)對此負(fù)責(zé)。

10、澄清混亂模糊的信息：要保證發(fā)言人的話能夠被聽眾充分理解。人們通常會誤解：認(rèn)為講話人向聽眾傳遞的信息，既直接又充分不會產(chǎn)生誤會。這種想法不對。怎樣澄清會被誤解的問題呢？以下五種方法供借鑒：（1）在易誤解的問題上，向發(fā)言人提問：“我提個問題，這項產(chǎn)品的市場銷售潛力怎樣？老劉，談?wù)勀愕墓烙??！保?）為了充分了解某一建議，你得就一些細(xì)節(jié)提問：“沒有提到廣告費用，這會影響計劃嗎？”（3）澄清詞的內(nèi)容，證聽眾理解無誤：“請打斷一下，你說這個想法很重要，你的意思是說整個方案缺它不可嗎？”（4）請別人代為解釋：“老趙，就這一問題你是否給補(bǔ)充一下？”（5）概括或重復(fù)發(fā)言人的話，使內(nèi)容明確：“你是說我們不應(yīng)在國家級雜志上登廣告嗎？”

11、幽默能解除內(nèi)心緊張：堅持自己的觀點是人們的習(xí)慣。當(dāng)你為自己的想法爭辨的時候，很難做到有錯則改，承認(rèn)對方是正確的。在會上，讓一個人體面迅速地轉(zhuǎn)變立場是困難的。有時，即使想轉(zhuǎn)變，也怕難為情。主持人應(yīng)對此保持敏感，給對方一個既可轉(zhuǎn)變立場又不見得難堪的機(jī)會，用幽默解除緊張氣氛，幽默可以使那些顧面子的人找到臺階下。

12、經(jīng)常進(jìn)行簡短概括：簡短概括如同在比賽場上翻動計分牌，能讓與會者或受到會議的節(jié)奏。同時也有助于澄清分歧點，引起與會者注意。主持人的簡短概括應(yīng)限制在半分鐘內(nèi)。及時地概括、評論是占一些時間，但不會影響會議進(jìn)程，相反，通過簡短概括，你為與會者樹立了一個珍惜時間的榜樣。你在直接推動討論向制定正確的解決方案挺進(jìn)。

13、恪守時間：很多會議往往無端地浪費時間。你若扭轉(zhuǎn)這一趨勢，則會受到廣泛的支持，主持人恪守時間，與會者就愿意會前認(rèn)真準(zhǔn)備，會上積極主動，單刀直入地表達(dá)看法。避免因迂回而浪費時間。主持人要保持按時散會，保證先宣布的時限不予變動，一有拖時間的危險，你就發(fā)出警告。

三、結(jié)束會議

結(jié)束會議前要制定或引出決議，在這個時刻，若沒有主持人的有力領(lǐng)導(dǎo)，往往功虧一簣。在閉會階段，要充分發(fā)揮主持人的權(quán)威。要向與會者報告已得出的結(jié)論，尚存的分歧和會后要采取的行動。請記住以下三個要點：原創(chuàng)：

1、通報取得的成果：簡明地列出達(dá)成的協(xié)議，把它向與會者公開。

2、指出分歧：不能指望會議會在全體與會者意見一致的情況下結(jié)束。要用明確的語言指出分歧，估價它的影響并說明是多數(shù)人還是少數(shù)人的意見。

3、明確今后的行動方法：指出哪些事情會后就得落實，負(fù)責(zé)人是誰，感謝與會者的幫助。把會議決定的事項印成文件，發(fā)給與會者和與此有關(guān)的人。