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庫房管理知識(shí)與技能范文第1篇

關(guān)鍵詞：化工企業(yè)；倉庫管理；問題；策略

中圖分類號(hào)：F715.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）04-00-01

一、引言

化工企業(yè)生產(chǎn)所需物資數(shù)量巨大，種類繁多，采購及庫存管理的控制環(huán)節(jié)也很多。由于企業(yè)生產(chǎn)對安全要求的特殊性，使物資供應(yīng)責(zé)任重大，質(zhì)量性能等稍有疏忽就有可能造成人員和財(cái)產(chǎn)的重大損失。為做好物資供應(yīng)，確保生產(chǎn)正常進(jìn)行，采購、驗(yàn)收、保管、發(fā)放等都必須環(huán)環(huán)相扣層層把關(guān)，其中倉庫管理是物資管理中一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)。

倉庫是企業(yè)存儲(chǔ)和保管物料的重要場所，庫房管理是企業(yè)物流管理的核心工作。庫存控制水平代表了一個(gè)企業(yè)總體的管理水平，高效的庫存控制管理是企業(yè)經(jīng)營革新、降低成本的重要一步，如何改進(jìn)與提高庫房管理水平，對企業(yè)保證生產(chǎn)供應(yīng)、節(jié)約成本、提升企業(yè)競爭力具有現(xiàn)實(shí)意義。因此應(yīng)按照科學(xué)管理原則對物料進(jìn)行整體計(jì)劃協(xié)調(diào)和控制。

二、倉庫管理中存在的問題

1.計(jì)劃管理準(zhǔn)確性預(yù)見性不強(qiáng)

格型號(hào)和數(shù)量不夠準(zhǔn)確，對一些物資的消耗沒有預(yù)見性，往往造成供貨提前期不準(zhǔn)，采購量不準(zhǔn)，導(dǎo)致提前或延期交貨，造成物資積壓或者影響生產(chǎn)。

2.物資儲(chǔ)備不夠合理

庫存控制是企業(yè)物資管理核心之一，目前企業(yè)在庫存控制方面存在兩種現(xiàn)象：一種是企業(yè)的庫存量過大，有的物資早已淘汰，超儲(chǔ)積壓，占用大量庫存資金，也為盤點(diǎn)、清理、對賬等工作帶來不便。另一種是庫存短缺，影響到企業(yè)的生產(chǎn)，增加急用料，使物流成本上升。

3.估價(jià)入賬太多

估價(jià)入賬是貨到票未到時(shí)，為正確反映材料消耗的一種記賬方法；但現(xiàn)在廠礦單位簽訂合同協(xié)議或新品種物資要?dú)w類編號(hào)，影響發(fā)票單據(jù)的及時(shí)開具，造成大量估價(jià)材料，給倉庫保管員和財(cái)務(wù)部門造成大量的重復(fù)勞動(dòng)。

4.人員業(yè)務(wù)水平有待提高

目前大多數(shù)廠礦庫房已引進(jìn)庫存管理軟件，但由于生產(chǎn)單位的材料員和一些保管員學(xué)歷和業(yè)務(wù)水平較低，缺乏專業(yè)的庫房管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能，導(dǎo)致計(jì)劃批料領(lǐng)料還不能正常進(jìn)行。

5.庫房辦公條件有待改善

廠礦很多庫房還沒有獨(dú)立的辦公室，保管員的辦公室就設(shè)在倉庫里，一些膠皮塑料等散發(fā)出有毒有害的物質(zhì)和難聞的氣味，久而久之對保管員身心造成傷害，挫傷勞動(dòng)的積極性。

三、提高倉庫管理水平的對策

1.提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性

加強(qiáng)物資需求計(jì)劃管理工作，提高采購效率。從物資供應(yīng)部門的內(nèi)外兩方面著手，提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性。一是建立物資計(jì)劃例會(huì)制，督促各環(huán)節(jié)及時(shí)處理計(jì)劃、接收反饋的信息、協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。二是要求業(yè)務(wù)人員加強(qiáng)物資計(jì)劃工作，明確職責(zé)，確定相應(yīng)的程序。接到物資需求計(jì)劃后，物資供應(yīng)部門在了解需求特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，保證確定性需求的及時(shí)供貨；并結(jié)合庫存情況設(shè)定安全庫存來應(yīng)對儲(chǔ)備需求，主動(dòng)對接，及時(shí)落實(shí)貨源，確保物資供應(yīng)。

2.合理儲(chǔ)備物資，調(diào)整庫存結(jié)構(gòu)

對于任何企業(yè)而言，保持一定的庫存是非常必要的。合理庫存可以使企業(yè)整體運(yùn)作變得更為高效順暢。若庫存控制管理不當(dāng)，將會(huì)給企業(yè)帶來缺貨率高，補(bǔ)貨不及時(shí)，庫存周轉(zhuǎn)不靈，或者無效庫存多，資金積壓，增加企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本，給企業(yè)的生存與發(fā)展帶來影響。因此，對庫存進(jìn)行有效的控制管理，合理安排物資品種和儲(chǔ)備比例尤為重要。

(1)建立對于多方有效的管理機(jī)制

對于多報(bào)不領(lǐng)或以領(lǐng)代耗的情況，應(yīng)由用料單位和物資供應(yīng)部門的相關(guān)人員進(jìn)行溝通，建立一個(gè)對于多方都有效的約束管理機(jī)制。對于出現(xiàn)的缺貨、或者庫存物資過多的問題，不僅僅追究某個(gè)部門的責(zé)任，其他部門相關(guān)的人員也應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。否則用料部門多報(bào)計(jì)劃，物資供應(yīng)部門全部采購，無法徹底解決庫存居高不下、物資供應(yīng)部門的倉庫與用料單位的小庫并存的問題。

(2)供應(yīng)與需求更緊密地聯(lián)系

物資供應(yīng)單位與需求單位需要更緊密地聯(lián)系起來。物資供應(yīng)部門應(yīng)多了解用料單位是急用還是備用，具體什么地方用，用料單位應(yīng)多了解庫存有多少，有沒有代用物資，有保障的供應(yīng)時(shí)間長短等，減少供需過程中的脫節(jié)和超額采購問題。充分利庫，發(fā)揮庫存物資的作用，盡量提高庫存周轉(zhuǎn)率，減少報(bào)廢。

(3)及時(shí)處理庫房里的積壓呆廢料，減少資金占用

物資供應(yīng)部門應(yīng)經(jīng)常對庫存需要進(jìn)行調(diào)整，對于多年不動(dòng)的物資、超過使用年限的物資進(jìn)行處理報(bào)廢。積壓物資的處理應(yīng)形成制度化和常態(tài)化，及時(shí)消化企業(yè)的不良資產(chǎn)，為企業(yè)減負(fù)。

(4)充分發(fā)揮倉庫在庫存控制中的作用

不能以傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)認(rèn)為倉儲(chǔ)只是存儲(chǔ)物資的場所，實(shí)現(xiàn)對物資收發(fā)料動(dòng)態(tài)管理，對倉儲(chǔ)物資動(dòng)態(tài)、周轉(zhuǎn)天數(shù)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反映物資收發(fā)存動(dòng)態(tài)、超儲(chǔ)、積壓和不合理庫存物資信息，有利于庫存資金分析，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，加速資金周轉(zhuǎn)，為決策提供依據(jù)。

3.做好估價(jià)工作

供應(yīng)部門接到物資申請計(jì)劃后，組織貨源簽訂合同，審計(jì)科和分管領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)審批，保證合同及時(shí)生效。對于沒有物資編號(hào)的新型物資或土產(chǎn)雜品等，及時(shí)申報(bào)及時(shí)編號(hào)。相關(guān)科室緊密配合，加快各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)轉(zhuǎn)，以保證物資到貨時(shí)及時(shí)取得發(fā)票，減少估價(jià)物資。

4.提高人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

隨著庫房步入電子化專業(yè)化管理，對庫房管理人員也提出更高的要求。保管員除了具備必須的業(yè)務(wù)知識(shí)外，還要擁有現(xiàn)代管理知識(shí)，按照生產(chǎn)與運(yùn)作的管理知識(shí)，通曉現(xiàn)代倉儲(chǔ)物流理論并不斷應(yīng)用到工作實(shí)踐，熟悉庫存物資的屬性，應(yīng)用6S進(jìn)行庫房現(xiàn)場管理，及時(shí)準(zhǔn)確提供數(shù)據(jù)，充分發(fā)掘庫管物資的經(jīng)濟(jì)潛力，實(shí)現(xiàn)倉庫管理新的飛躍。因此，要定期對庫房管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并制定激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)員工的積極性。

5.改善辦公條件

把辦公室從庫房中獨(dú)立出來，給庫房配備必要的硬件設(shè)施，盡量減少庫存物資是有毒有害氣體傷害員工身心健康，使員工在干凈舒心的環(huán)境下愉快地工作。

庫房管理知識(shí)與技能范文第2篇

關(guān)鍵詞：煤礦；物資；庫存管理；計(jì)劃

煤礦生產(chǎn)所需配件材料數(shù)量巨大，種類繁雜，供應(yīng)鏈和庫存管理煩亂多變，沒有一定的時(shí)序性。為很好地服務(wù)于生產(chǎn)，將庫房管理做到有序化采購、驗(yàn)收、保管、發(fā)放、使用、維護(hù)必須相輔相成、嚴(yán)格把關(guān)。因此，庫存管理處于整個(gè)供應(yīng)環(huán)節(jié)中關(guān)鍵性地位。

倉庫是煤炭企業(yè)儲(chǔ)存和保管企業(yè)物資配件的重要場地。庫房的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理是確保煤炭企業(yè)物資管理的重要抓手。有效的庫存控制不僅是供應(yīng)管理的章程，而且還代表了煤礦企業(yè)的管理水平和精細(xì)程度。科學(xué)高效的物資庫存管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要手段，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)降本增效的的重要一步。現(xiàn)階段如何改善、革新供應(yīng)管理水平，是煤礦保證生產(chǎn)正常時(shí)序、節(jié)約維護(hù)、高效量產(chǎn)的根本所需，關(guān)鍵所措。因此，庫房管理是整個(gè)生產(chǎn)和企業(yè)管理的關(guān)鍵所在。

一、煤炭企業(yè)物資庫存管理的不足與問題分析

1.物資庫存的計(jì)劃工作不準(zhǔn)確。一些煤炭企業(yè)物資備件的指標(biāo)型號(hào)和品名不匹配，對生產(chǎn)現(xiàn)場的物資需求計(jì)劃不了解、不明確，材料配件不能依時(shí)所需，竟而平凡造成物不及時(shí)、時(shí)不奏效。

2.存在物資長期閑置和利用率不高的現(xiàn)象。合理的物資庫存是保證企業(yè)安全高效生產(chǎn)的有利保障，但是并不是說企業(yè)就必須有一定的物資庫存，也不是每一類物資都必須備用。很多煤礦企業(yè)在物資庫存方面有兩類傾向：一是一些已過期的物資長期閑置，造成大量資金占用，也給盤庫和計(jì)劃工作造成了很大的障礙。其二是專用配件成本高采購偏小，在企業(yè)應(yīng)急突發(fā)事件或者搶修時(shí)，往往造成供不應(yīng)求，沒有備件等現(xiàn)象，造成企業(yè)突擊采購、高價(jià)采購，筑高了企業(yè)的物資采購成本和運(yùn)營成本。

3.規(guī)格型號(hào)和名稱模糊入賬太多。規(guī)格型號(hào)和名稱模糊入賬貨到票未到、供應(yīng)商不統(tǒng)一，如此常往賬務(wù)煩亂復(fù)雜。為能準(zhǔn)確依實(shí)反映材料消耗及進(jìn)賬的客觀明辨手續(xù)，建議企業(yè)逐部對采購進(jìn)行統(tǒng)一招標(biāo)進(jìn)貨，這樣下來不僅可以避免物料混雜，而且在工作量上大有改觀，平均每年能節(jié)約往年材料消耗的20%。在今后的工作中希望能切實(shí)做到單事一意、諸事劃一，盡可能避免往復(fù)勞動(dòng)力的無私奉獻(xiàn)。

4.從業(yè)人員綜合素質(zhì)有待提高。當(dāng)前，很多煤礦企業(yè)都采用了信息化管理平臺(tái)，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)庫存科學(xué)管理。但是我們發(fā)現(xiàn)，在個(gè)別煤礦企業(yè)，一些材料員和庫房管理員往往是領(lǐng)導(dǎo)介紹的關(guān)系戶、完全不懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的老年人或者為了工作清閑到此類崗位等等，以致材料的驗(yàn)收入庫和使用發(fā)放不能做到細(xì)微嚴(yán)慎、科學(xué)規(guī)范。

二、強(qiáng)化提高物資庫存管理水平的對策

1.提高物資需求的預(yù)見性和計(jì)劃性。物資需求是必要的，但更重要的是對物資需求的深度了解，對物資計(jì)劃的剛性控制，最大限度降低物資采購的綜合成本。生產(chǎn)單位和物資供銷單位要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，定期通告生產(chǎn)對物資的需求計(jì)劃。物資供銷單位要以生產(chǎn)需求為己任，及時(shí)主動(dòng)地確定貨源，在有效的生產(chǎn)時(shí)間內(nèi)采購予以使用維護(hù)。

2.優(yōu)化物資庫存的結(jié)構(gòu)。對于每一個(gè)企業(yè)來說，保證一定的物資庫存是必要的也是很重要的。適量的物資庫存可以為企業(yè)整體運(yùn)營提供硬件支撐。如果物資庫存管理不完善，物資缺貨或者備件補(bǔ)庫不及時(shí)，庫存運(yùn)轉(zhuǎn)效率低下，廢舊物資擠壓過多等等，不僅會(huì)筑高企業(yè)的綜合運(yùn)營成本，而且會(huì)造成企業(yè)計(jì)劃及決策的失真和缺位。

3.建立多方映射式管理機(jī)制。對于多報(bào)不領(lǐng)和以領(lǐng)代耗的情況，盡可能的回避此類現(xiàn)象長時(shí)間生存，應(yīng)以用料單位和物資供應(yīng)部門的相關(guān)人員有效溝通，建立多方合效簡約管理機(jī)制。建于缺貨、庫存物資積壓的問題，不單單是某個(gè)部門的問題和責(zé)任，更要深入到各個(gè)部門負(fù)責(zé)人。使用部門多報(bào)計(jì)劃，而供應(yīng)及相關(guān)部門全部采購，這樣長此運(yùn)作無法從根本改變庫存居高不下的局面，也難以杜絕小庫多量并存的問題。

4.物資供應(yīng)與維護(hù)使用相輔相成。物資供應(yīng)部門與生產(chǎn)部門要相互協(xié)和起來。物資供應(yīng)部門應(yīng)盡可能的了解使用部門的所需的物料為備用還是急用，用在什么地方；使用部門較大程度的掌握庫存物資，現(xiàn)在庫里有多少本部門所用的各種材料，保障生產(chǎn)的供應(yīng)維持時(shí)間長短，盡量減少供應(yīng)過程中的脫節(jié)和超額采購問題。入細(xì)入微，相互協(xié)作，相互了解充分利用庫房來徹底改善不良局面。

5.及時(shí)處置庫房積壓待廢設(shè)備材料，減少資金占用。物資供應(yīng)及相關(guān)部門應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行庫房物資調(diào)整，多年不用的物資、超過使用時(shí)限物料進(jìn)行處理。要制度有序的進(jìn)行積壓物資處理，及時(shí)消除不良資產(chǎn)，減少無功負(fù)擔(dān)。

6.有效發(fā)揮庫存控制的作用。現(xiàn)如今倉儲(chǔ)不只是存儲(chǔ)物資的場所。實(shí)現(xiàn)對物資收發(fā)料動(dòng)態(tài)管理，對使用物資的當(dāng)前動(dòng)態(tài)及周轉(zhuǎn)效率開展定期統(tǒng)計(jì)，依時(shí)反映物資收發(fā)存動(dòng)態(tài)、超儲(chǔ)、積壓和不合理庫存物資信息，有利于庫存資金分析，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，合理資金周轉(zhuǎn)。實(shí)踐證明：庫存的高效利用是控制物資管理成本的重要抓手，各單位有必要在這方面下大力氣和真功夫。

7.改善名稱型號(hào)模糊入賬的現(xiàn)狀。名稱型號(hào)模糊入賬給倉庫和財(cái)務(wù)部門都帶來了不必要的往復(fù)勞動(dòng)，而且會(huì)造成實(shí)物和財(cái)務(wù)帳套數(shù)據(jù)不一致。建議建立條碼掃描設(shè)備，進(jìn)行出入庫的物料確認(rèn)。

8.提高相關(guān)人員職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。當(dāng)前，企業(yè)已經(jīng)進(jìn)入信息化競爭時(shí)代，管理的電子化、信息化、智能化已經(jīng)成為家常便飯，在這種情況下，企業(yè)必須要提高庫房管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能――加強(qiáng)現(xiàn)代管理知識(shí)的培訓(xùn)，使他們對庫存管理與控制的重要性有更為深入和透徹的了解；加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)，特別是要加強(qiáng)他們的廉潔自律意識(shí)、效率意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和市場意識(shí)，讓他們明白每一個(gè)備件都是企業(yè)的資產(chǎn)，每一臺(tái)備用設(shè)備都是企業(yè)安全生產(chǎn)的重要保證，提醒他們不要?jiǎng)油崮X筋、不要不敢不能損害企業(yè)的利益。

9.實(shí)行物資全過程管理，實(shí)現(xiàn)材料領(lǐng)用零浪費(fèi)。煤礦企業(yè)月度材料預(yù)算指標(biāo)下達(dá)、月度材料需求計(jì)劃網(wǎng)上申報(bào)與審批、刷卡領(lǐng)料以及自動(dòng)掃描入庫、出庫、盤存、記賬和統(tǒng)計(jì)、考核、分析材料消耗情況的一體化管理。企業(yè)各單位月度材料消耗情況，在超市管理人員作賬務(wù)處理后，由內(nèi)部市場化管理系統(tǒng)自動(dòng)生成物資收發(fā)存報(bào)表，反映礦及各單位物資消耗情況。這樣以來，各單位可隨時(shí)查尋成本信息，有利于控制消耗，節(jié)約用材。同時(shí)，經(jīng)營和物資供應(yīng)部門可根據(jù)物資消耗情況及時(shí)統(tǒng)計(jì)物資消耗軌跡，分析投入規(guī)律，為物資儲(chǔ)備提供科學(xué)依據(jù)，減少不必要的物資儲(chǔ)備。

10.充分利用物資供應(yīng)商的有利條件。高效的物資庫存管理必須有一定的物資供應(yīng)商作為后盾，這是保證企業(yè)安全運(yùn)作的重要保障。在確定供貨商的問題上，每一個(gè)煤炭企業(yè)要注意：分承包商供應(yīng)的物資的質(zhì)量必須真實(shí)可信，必須有技術(shù)質(zhì)量部門出具的質(zhì)量指標(biāo)評價(jià)；分承包商的生產(chǎn)穩(wěn)定、企業(yè)環(huán)境良好；分承包商的產(chǎn)品價(jià)格處于市場合理區(qū)間；承包商的客戶服務(wù)良好，企業(yè)誠信度高，履行合同良好，供貨時(shí)間按計(jì)劃、供貨渠道及運(yùn)輸暢通；盡可能與承包商建立合作共贏、團(tuán)結(jié)協(xié)作的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，并建立良好的付款協(xié)議制度。

三、結(jié)語

庫房管理知識(shí)與技能范文第3篇

【關(guān)鍵詞】 民營醫(yī)院； 藥房管理； 規(guī)范化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2014.18.039

近年來，因藥品引起的醫(yī)療糾紛和事故頻發(fā)，這加劇了醫(yī)患關(guān)系，損害了醫(yī)院的效益，而藥房是民營醫(yī)院中的重要組成部分，藥房管理水平的高低直接關(guān)系到藥品的優(yōu)劣、用藥的安全及醫(yī)療質(zhì)量，甚者會(huì)影響到整個(gè)醫(yī)院醫(yī)療工作的開展，因此，做好醫(yī)院藥房的管理工作意義重大[1]。同時(shí)，國家對醫(yī)藥事故也高度重視，還頒布了藥房管理法、用藥規(guī)范等一系列法規(guī)[2]。在這樣的大環(huán)境中，探討如何做好民營醫(yī)院的藥房管理工作，顯得尤為重要。本文中，筆者走訪了5家民營醫(yī)院，并通過對民營醫(yī)院藥房管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并探討提出針對性改進(jìn)管理措施，旨在促進(jìn)藥房管理工作的規(guī)范化。

1 民營醫(yī)院藥房管理中存在的問題

1.1 藥師工作者的學(xué)歷和能力偏低 民營醫(yī)院藥房工作人員的學(xué)歷普遍偏低，大部分醫(yī)院缺乏中高級(jí)藥師，職稱結(jié)構(gòu)不均衡，不利于藥學(xué)專業(yè)的發(fā)展[3]。管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)也不高，不利于提高藥品服務(wù)的質(zhì)量。從藥學(xué)專業(yè)技術(shù)的角度分析，藥品工作者僅具備調(diào)配處方的技能，其專業(yè)能力較低，且不能很好地掌握藥品管理知識(shí)。

1.2 藥房基礎(chǔ)設(shè)施及硬件缺乏 在民營醫(yī)院藥房管理中突出的問題就是藥房的基礎(chǔ)設(shè)施落后及硬件缺乏，藥房一般占地面積小、環(huán)境條件差、通氣狀況差，有的醫(yī)院藥房沒有進(jìn)行陰涼庫、常溫庫、冷庫的區(qū)域劃分，造成應(yīng)在陰涼或冷凍處貯存的藥品放置在常溫下，時(shí)間長了影響了藥品的質(zhì)量[4]。不少藥房藥庫未配置干濕度計(jì)，未按要求安裝調(diào)節(jié)溫度的設(shè)施，如空調(diào)、除濕機(jī)等，且對有濕度、溫度貯藏保管要求的藥品，不能采取相應(yīng)的管控措施，造成部分藥品變質(zhì)而被廢棄。

1.3 工作流程中藥師出現(xiàn)錯(cuò)誤 民營醫(yī)院因工作流程不健全、不規(guī)范，藥師責(zé)任心不強(qiáng)，往往出現(xiàn)實(shí)操中的錯(cuò)誤。（1）藥物調(diào)配錯(cuò)誤：這種錯(cuò)誤的發(fā)生與藥房工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)有關(guān)，不認(rèn)真負(fù)責(zé)造成藥物調(diào)配錯(cuò)誤；藥房工作人員的工作量大且單調(diào)枯燥，重復(fù)性的工作也容易產(chǎn)生藥物調(diào)配錯(cuò)誤；有的大藥方上的藥物較多，工作人員疏漏的可能性也很大，使得有的藥物漏掉，沒有配全；工作人員沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)配流程來操作也是重要的原因[5]。（2）藥物發(fā)放錯(cuò)誤：該類錯(cuò)誤的發(fā)生與藥物的名稱、劑量、劑型、包裝、過期錯(cuò)誤相交叉，也會(huì)因?yàn)樯鲜鲞@些藥物差錯(cuò)，而造成發(fā)放錯(cuò)誤。還有一個(gè)重要原因是，在民營醫(yī)院患者的排隊(duì)沒有秩序，也沒有正規(guī)的電腦叫號(hào)管理系統(tǒng)，因此，也會(huì)造成藥物發(fā)放錯(cuò)誤。藥師沒有真正履行“四查十對”等操作規(guī)范也會(huì)造成發(fā)放錯(cuò)誤。（3）用藥指導(dǎo)及用藥咨詢錯(cuò)誤：這種錯(cuò)誤的發(fā)生主要與藥師的專業(yè)知識(shí)水平有關(guān)，專業(yè)知識(shí)缺乏或掌握不牢固是造成這類錯(cuò)誤發(fā)生的主要原因；工作量大的情況下，藥師服務(wù)時(shí)間受限制也是其中的因素。

1.4 藥房管理制度不完善 由于藥房內(nèi)部管理制度不完善，工作人員在思想上對藥品驗(yàn)收沒有足夠地重視，對于購進(jìn)的藥品，在驗(yàn)收過程中也是敷衍了事，庫房人員僅核對藥品公司送達(dá)的藥品送貨單，填寫記錄藥品的入庫信息，對藥品的質(zhì)量不關(guān)心；在藥品的運(yùn)輸過程中，沒有嚴(yán)格按照藥品的貯存條件來存貯藥品[5]。有的倉庫人員對于藥品的貯存管理也不加重視，甚者不考慮基本的貯存條件，使藥效不能得到保證。

1.5 醫(yī)院監(jiān)管機(jī)制不健全 有的醫(yī)院藥房建立了規(guī)章制度，但由于缺乏監(jiān)管機(jī)制，使得制度沒有真正執(zhí)行。藥房工作人員往往是相互扯皮，造成工作沒有秩序，還會(huì)導(dǎo)致藥房人員不按常規(guī)操作，如不能嚴(yán)格執(zhí)行雙核對制度，單人配藥、核對現(xiàn)象屢禁不止。同時(shí)，不能很好地監(jiān)測藥品不良反應(yīng)，也不能很妥善地保管藥品，對不合格藥品的管理和報(bào)廢也沒有規(guī)范地記錄，不能對藥品質(zhì)量做定期檢查，對過期的藥品沒有及時(shí)處理；在原包裝、大包裝藥品拆零分裝時(shí)，藥物的名稱、規(guī)格、劑量、有效期、生產(chǎn)批號(hào)等沒有標(biāo)明；藥品標(biāo)簽脫落者沒有及時(shí)核對處理，造成藥品的大量浪費(fèi)[6]。

2 針對性規(guī)范化管理措施

2.1 強(qiáng)化專業(yè)人員引進(jìn)和培養(yǎng) 提高藥房工作人員的學(xué)歷層次，做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)及人才隊(duì)伍建設(shè)。在醫(yī)院招聘及編制藥房工作人員時(shí)，要引進(jìn)本科層次及以上學(xué)歷的藥學(xué)專業(yè)人員，還可以引進(jìn)有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)、有豐富的臨床經(jīng)驗(yàn)及具備較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的專業(yè)人士進(jìn)入藥房，健全穩(wěn)定人才隊(duì)伍。對藥房工作人員開展繼續(xù)教育培訓(xùn)，來提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。還可以定期舉辦學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，讓工作人員及時(shí)了解最新的醫(yī)藥信息及發(fā)展動(dòng)態(tài)，更好地服務(wù)患者[7]。

2.2 改進(jìn)藥房基礎(chǔ)設(shè)施及硬件配置 加大藥房的經(jīng)費(fèi)投入，建設(shè)現(xiàn)代化藥房，來完善藥房的各項(xiàng)設(shè)施建設(shè)。遵循必要的規(guī)范，來增添藥柜、藥櫥，實(shí)行分類定位存放，化學(xué)藥、生物制劑、外用藥與內(nèi)服藥、藥品與非藥品均分開貯存，不靠墻、不倒置、不混放，離地面要保證一定的距離，保證臨床用藥安全，確保藥房的整潔規(guī)范，還要有必備的通風(fēng)及保溫除濕設(shè)備，保證藥品適宜的存貯溫濕度。一般情況下，需常溫保存的藥品溫度不能超過30 ℃，需在冷處保存的藥品溫度不能超過10 ℃，需在陰涼處避光保存的藥品溫度不能超過20 ℃，保持房內(nèi)相對濕度45%～75%[8]。配備計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)藥品管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，使之具有發(fā)藥、退藥、醫(yī)囑查詢、價(jià)格查詢等多種功能。

2.3 建立健全規(guī)范的工作流程，加強(qiáng)藥師職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn) 規(guī)范制定藥房藥物的調(diào)配發(fā)放流程，并要求藥房工作人員在調(diào)配發(fā)放藥物時(shí)嚴(yán)格按照流程來操作。加強(qiáng)藥師的繼續(xù)教育工作，要對其定期開展思想教育工作，讓藥房工作者認(rèn)識(shí)到自己部門工作的重要性，讓他們形成良好的職業(yè)道德，強(qiáng)化自己的責(zé)任心[9]。對藥師們要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，或去上級(jí)醫(yī)院深造，以提高藥師的專業(yè)水平，做好患者的用藥咨詢和用藥指導(dǎo)工作。同時(shí)，還可以根據(jù)藥房工作量和工作性質(zhì)給予適當(dāng)?shù)难a(bǔ)貼，以提高藥房工作人員的積極性，以最大限度地減少差錯(cuò)的發(fā)生，更好地發(fā)揮藥房的職能，提高患者對醫(yī)院藥房及醫(yī)院整體工作的滿意度，減少醫(yī)療糾紛的發(fā)生。

2.4 完善管理制度及監(jiān)管機(jī)制 建立健全藥房的各項(xiàng)管理制度，在藥品的管理上可以實(shí)行定額管理、實(shí)耗實(shí)消及重點(diǎn)統(tǒng)計(jì)，在工作環(huán)節(jié)上實(shí)施精細(xì)化管理，使藥品、設(shè)備、人員管理均有章可循，填補(bǔ)管理漏洞。同時(shí)，對藥品采購、中西藥調(diào)劑、中藥材炮制、藥品質(zhì)量檢驗(yàn)等管理實(shí)行制度化，重點(diǎn)做好藥品的存貯、藥品的分類及藥品有效期的管理工作[10]。要完善處方管理制度、新藥審批制度、特殊藥品管理制度、藥品不良事故報(bào)告和處理制度、藥品不良反應(yīng)報(bào)告登記等制度，最大限度地減少不良藥品事故的發(fā)生。對藥房工作人員實(shí)行責(zé)任制、業(yè)務(wù)考核制，以保障藥房的工作質(zhì)量。還要利用微機(jī)管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)藥房量化管理信息化管理，促進(jìn)臨床合理用藥，提高藥房的工作水平及效率。同時(shí)，還要注意建立相配套的監(jiān)管機(jī)制，真正做好藥房的管理工作。

2.5 積極探索藥房托管業(yè)務(wù)模式 《全國醫(yī)藥流通行業(yè)十二五規(guī)劃》鼓勵(lì)醫(yī)藥流通業(yè)務(wù)托管模式。早在2000年，國內(nèi)就有醫(yī)院藥房托管的試行模式，自2013年年底以來，全國多地掀起醫(yī)院藥房托管，公立醫(yī)院藥房托管模式目前爭議較大，但對于民營醫(yī)院而言，藥房托管業(yè)務(wù)模式將是大趨勢[11]。民營業(yè)醫(yī)院藥房托管主要有以下幾方面的好處：首先，藥品零差率銷售后，藥房作為醫(yī)院的包袱部門通過托管使經(jīng)營權(quán)讓渡變?yōu)橛行模黄浯危t(yī)藥經(jīng)營企業(yè)供應(yīng)鏈及服務(wù)延伸至醫(yī)院藥品倉庫和藥房，將全面提高醫(yī)院藥事管理水平，并保證醫(yī)院的臨床用藥需求用藥安全；再次，醫(yī)院不再為藥品供應(yīng)和藥房管理投入資金和精力，從而大大提高了醫(yī)院的整體效益，而醫(yī)藥藥營企業(yè)通過自身的業(yè)務(wù)優(yōu)質(zhì)提高了藥品采購的議價(jià)能力，從而在經(jīng)營規(guī)模和價(jià)格讓利上獲利[12]?？偟膩碚f，民營醫(yī)院藥房采用的業(yè)務(wù)托管模式能夠系統(tǒng)高效地解決藥房管理存在的問題，是一步到位實(shí)行規(guī)范管理的有效方法，同時(shí)也可為醫(yī)院獲得藥房自我管理所無法獲得的效益[13]。

綜上所述，筆者分析了民營醫(yī)院藥房管理中存在的問題，探討了針對性規(guī)范管理措施，加強(qiáng)了醫(yī)院藥房各項(xiàng)管理，促進(jìn)了藥房的規(guī)范化建設(shè)。醫(yī)院藥房是集經(jīng)營、管理、技術(shù)于一體的綜合性科室，尤其是在民營醫(yī)院中，其地位顯得尤為重要。藥房作為藥品的購進(jìn)、儲(chǔ)存及分銷主體，其管理工作更是重中之重[14]。這是轉(zhuǎn)變藥學(xué)模式、開展全面藥學(xué)服務(wù)的前提，只有這樣也才能更好地體現(xiàn)以人為本、以患者為中心的藥學(xué)服務(wù)理念，保證為臨床提供安全的、療效確切的藥品，促進(jìn)民營醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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庫房管理知識(shí)與技能范文第4篇

關(guān)鍵詞：應(yīng)急管理 突發(fā)事件 現(xiàn)狀 建議

中圖分類號(hào)：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2012）10（a）-0056-02

應(yīng)急管理是為了降低災(zāi)難性事件的危害，基于對造成突發(fā)事件的原因、突發(fā)事件發(fā)生和發(fā)展過程以及所產(chǎn)生負(fù)面影響的科學(xué)分析，有效集成社會(huì)各方面的資源，采用現(xiàn)代技術(shù)手段和現(xiàn)代管理的方法，對突發(fā)事件進(jìn)行有效地應(yīng)對、控制和處理的一整套理論、方法、和技術(shù)體系[1]。

石油天然氣開采行業(yè)是一個(gè)高危高風(fēng)險(xiǎn)的行業(yè)，原油易燃易爆的特點(diǎn)，致使采油廠原油勘探、開采、脫水、集輸、車輛拉運(yùn)、儲(chǔ)存、凈化處理等各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)都面臨各種突發(fā)事件的威脅，各類突發(fā)事件的預(yù)防、預(yù)警與緊急處置等應(yīng)急管理工作在采油廠安全生產(chǎn)工作中至關(guān)重要。加強(qiáng)對應(yīng)急管理工作的研究和探討，構(gòu)建完善應(yīng)急管理體系和機(jī)制，盡可能地減少各類突發(fā)事件造成的人員傷亡和財(cái)產(chǎn)損失，對強(qiáng)化采油廠安全管理，打造本質(zhì)安全性油田意義深遠(yuǎn)。

1 采油廠突發(fā)事件特點(diǎn)

采油作業(yè)生產(chǎn)過程中，存在著火災(zāi)、爆炸、毒性危害等多種危險(xiǎn)、有害因素，這些危險(xiǎn)、有害因素主要來自于油田生產(chǎn)過程中存在的危險(xiǎn)物質(zhì)和物料，同時(shí)，也來自于生產(chǎn)工藝過程、生產(chǎn)站場、設(shè)備設(shè)施和雷電、洪水、地震等自然災(zāi)害方面[2]。采油廠突發(fā)事件，有著五個(gè)明顯的特點(diǎn)：一是種類多。有井噴、火災(zāi)、爆炸、油氣中毒、原油泄漏、機(jī)械傷害、電氣傷害、供電事故、雨雪冰凍、雷電、洪水、泥石流等各種突發(fā)事件，涉及安全環(huán)保、公共衛(wèi)生、職業(yè)危害、自然災(zāi)害等各個(gè)方面。二是損失大。突發(fā)事件往往不僅造成財(cái)產(chǎn)損失，還造成人身損失；不僅造成眼前損失，還造成長遠(yuǎn)損失。三是影響廣。突發(fā)事件不僅造成經(jīng)濟(jì)影響，還會(huì)產(chǎn)生社會(huì)影響、政治影響。四是社會(huì)關(guān)注程度高。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，油區(qū)群眾和廣大職工對生命的珍愛、對財(cái)產(chǎn)的關(guān)注、對行為的預(yù)期、對秩序的渴望，比以往任何時(shí)候都要高。五是控制處置難度大，采油廠各類突發(fā)事件瞬間釋放能量大，涉及不可控因素多，突發(fā)事件應(yīng)對處置難度較大，必須有大量的人力、物力投入。

2 采油廠應(yīng)急管理工作現(xiàn)狀

（1）建立健全了應(yīng)急預(yù)案體系雛形。在深入調(diào)研、分析生產(chǎn)過程中存在的各類事故隱患的基礎(chǔ)上，結(jié)合生產(chǎn)實(shí)際情況，先后編制了《靖邊采油廠突發(fā)事件綜合預(yù)案》、《火災(zāi)事故專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案》、《原油泄漏事故專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案》、《井噴事故專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案》、《環(huán)境突發(fā)事件專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案》及《原油清理現(xiàn)場處置方案》、《雨雪天氣應(yīng)急預(yù)案》等十多項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案，形成了綜合預(yù)案整體統(tǒng)領(lǐng)、各專項(xiàng)預(yù)案專項(xiàng)闡述、現(xiàn)場處置方案具體指導(dǎo)的三級(jí)應(yīng)急預(yù)案體系，并通過了省安監(jiān)局組織的預(yù)案評審。

（2）建立了應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)體系。為加強(qiáng)應(yīng)急管理，成立了應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由廠長任組長，負(fù)責(zé)應(yīng)急工作資金保障、應(yīng)急物資儲(chǔ)備、預(yù)警信息簽發(fā)、應(yīng)急演練效果評估等工作。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)應(yīng)急監(jiān)控中心，負(fù)責(zé)對生產(chǎn)過程中各類危險(xiǎn)源特別是事故多發(fā)重點(diǎn)區(qū)域、重點(diǎn)部位及重大危險(xiǎn)源實(shí)行24小時(shí)監(jiān)控?；鶎痈鲉挝怀闪?yīng)急值班室，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)晝夜帶班、值班人員24小時(shí)值班制度，負(fù)責(zé)將安全管理員對本單位各類危險(xiǎn)源進(jìn)行巡查過程中發(fā)現(xiàn)的安全緊急情況，及時(shí)反饋給應(yīng)急監(jiān)控中心，認(rèn)真做到早發(fā)現(xiàn)、早報(bào)告、早處置，把災(zāi)害與危機(jī)消除在萌芽狀態(tài)。

（3）加強(qiáng)應(yīng)急隊(duì)伍建設(shè)。為確保應(yīng)急救援工作人力保障，本著專職、兼職應(yīng)急隊(duì)伍相結(jié)合的原則：一是成立了1個(gè)消防中隊(duì)和2個(gè)駐站消防分隊(duì)，配置專職消防戰(zhàn)士40名，泡沫消防車6輛。二是抽調(diào)各單位工作人員按照民兵預(yù)備役建制成立3個(gè)應(yīng)急搶險(xiǎn)救援連，由9個(gè)排27個(gè)班組成。

（4）加大資金投入，建立健全應(yīng)急物資儲(chǔ)備體系。累計(jì)投入800萬元，設(shè)置廠級(jí)應(yīng)急物資庫1處，隊(duì)站級(jí)應(yīng)急物資庫14處，單井應(yīng)急物資庫300處，儲(chǔ)存了防毒面具、防護(hù)服、滅火氈、防爆手電、吸油索、吸油氈等各類應(yīng)急物資和應(yīng)急設(shè)備，建立健全了以廠級(jí)應(yīng)急物資保障系統(tǒng)為樞紐，以隊(duì)站級(jí)應(yīng)急物資保障系統(tǒng)為支撐的應(yīng)急物資儲(chǔ)備體系。

（5）加強(qiáng)應(yīng)急培訓(xùn)。一是采取多種形式，廣泛開展宣傳教育活動(dòng)，向廣大員工及油區(qū)群眾廣泛宣傳和普及公共安全知識(shí)、應(yīng)急管理知識(shí)、各類應(yīng)急預(yù)案、防災(zāi)救災(zāi)和自救知識(shí)，提高員工和群眾參與應(yīng)急救援工作的能力和事故緊急狀態(tài)下的自救能力。二是通過外聘專家、送外培訓(xùn)等方式，強(qiáng)化了專、兼職應(yīng)急隊(duì)伍熟練應(yīng)用應(yīng)急設(shè)備、防護(hù)裝備等應(yīng)急技能培訓(xùn)，建立完善了廠級(jí)、大隊(duì)級(jí)和隊(duì)站級(jí)應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)制。

（6）積極開展應(yīng)急演練。建立了廠級(jí)、大隊(duì)級(jí)和隊(duì)站級(jí)三級(jí)應(yīng)急演練機(jī)制，每年組織開展廠級(jí)應(yīng)急演練2次，大隊(duì)級(jí)應(yīng)急演練6次，隊(duì)站級(jí)應(yīng)急演練50次，通過開展應(yīng)急演練，完善預(yù)案、鍛煉隊(duì)伍、提高突發(fā)事故處置能力。

3 存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)

（1）應(yīng)急預(yù)案體系上下銜接性不強(qiáng)。采油廠在作業(yè)區(qū)設(shè)置了六個(gè)采油大隊(duì)，各采油大隊(duì)屬于生產(chǎn)前線指揮機(jī)構(gòu)，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置精細(xì)、自成一體，獨(dú)立性較強(qiáng)。各采油大隊(duì)編制的應(yīng)急預(yù)案與廠上編制的應(yīng)急預(yù)案框架不符、格式不一、響應(yīng)級(jí)別劃分模糊、預(yù)案內(nèi)容銜接性不強(qiáng)，造成有些小型突發(fā)事件啟動(dòng)廠上預(yù)案顯得牛刀殺雞，浪費(fèi)資源；有些大型突發(fā)事件啟動(dòng)采油大隊(duì)預(yù)案顯得力不從心，效果不佳。

（2）應(yīng)急物資儲(chǔ)備體系覆蓋不全，應(yīng)急物資管理滯后。采油廠油井布設(shè)分散，油區(qū)千秋萬壑，地理環(huán)境復(fù)雜，夏秋季炎熱多雨，冬春季低溫干旱，季節(jié)性降雨分布不均衡，應(yīng)急物資儲(chǔ)備工作量較大，目前階段，采油廠雖然初步建立了三級(jí)應(yīng)急物資儲(chǔ)備體系，但應(yīng)急物資儲(chǔ)備點(diǎn)覆蓋面遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，單井應(yīng)急物資庫設(shè)置比例偏低，尤其是庫壩、河流附近敏感區(qū)域未設(shè)置專門應(yīng)急物資儲(chǔ)備點(diǎn)，無法滿足各類突發(fā)事件的應(yīng)急處置需要。

應(yīng)急物資管理方面存在的問題：一是未建立專門應(yīng)急物資管理制度。二是庫房內(nèi)防潮、通風(fēng)、防火、防盜、防鼠、防污染等設(shè)施缺乏。三是應(yīng)急物資放進(jìn)庫房后疏于管理，應(yīng)急物資流失嚴(yán)重。

（3）應(yīng)急預(yù)警機(jī)制不健全。目前采油廠應(yīng)急管理工作重心仍然在事發(fā)后的應(yīng)對處置，日常預(yù)警防范工作落實(shí)不到位，未做到及時(shí)預(yù)測預(yù)警、提前防范動(dòng)員。

（4）應(yīng)急管理反饋機(jī)制欠缺。良好的管理控制，應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)為系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)步提高[3]。采油廠應(yīng)急管理反饋機(jī)制的欠缺，制約了應(yīng)急管理的持續(xù)改進(jìn)。

（5）應(yīng)急培訓(xùn)制度缺乏。未建立專門應(yīng)急培訓(xùn)制度，導(dǎo)致應(yīng)急培訓(xùn)工作缺乏計(jì)劃性、針對性和系統(tǒng)性，培訓(xùn)效果不佳。

（6）應(yīng)急演練形式單一、實(shí)戰(zhàn)性不強(qiáng)。應(yīng)急演練方面存在的問題：一是形式比較單一?？v觀近幾年開展的各種應(yīng)急演練，有的片面追求演練層次高、場面大、綜合性強(qiáng)，覆蓋面廣。有的未能根據(jù)本單位實(shí)際情況，分層次、有步驟組織演練，而是照搬照抄，模式單一。比如要提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的組織指揮能力，不必每次都搞實(shí)兵演練，可采取以會(huì)代訓(xùn)、圖上推演等方式進(jìn)行。又如要加強(qiáng)部門之間的協(xié)調(diào)配合，不一定每次都搞場面宏大、非常熱鬧的形式，可采取桌面演練、功能演練等方式進(jìn)行。二是缺乏實(shí)戰(zhàn)性。演練大都按預(yù)先制訂的方案組織實(shí)施，演練過程雖然齊全、順暢、圓滿，但組織計(jì)劃、演練內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、實(shí)施流程是既定的，難以體現(xiàn)突然性和不確定性，影響了演練的真實(shí)性和有效性。三是評估機(jī)制不完善。沒有建立演練評估機(jī)制，對演練的效果多采取定性化點(diǎn)評，而不是有依據(jù)、有數(shù)據(jù)、有分析的量化評判，難以準(zhǔn)確、客觀地反映演練的實(shí)際效果和水平，評估演練方案和應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性、可操作性。

4 建議

（1）加強(qiáng)預(yù)案體系的銜接和配套。一是框架體系要對接。二是格式體例要一致。三是明確響應(yīng)級(jí)別劃分。四是要上下分級(jí)響應(yīng)內(nèi)容要銜接。

（2）規(guī)范應(yīng)急物資管理，進(jìn)一步健全應(yīng)急物資儲(chǔ)備體系。一是加大投入，擴(kuò)大單井應(yīng)急物資庫的設(shè)置覆蓋面。二是在油區(qū)河道下游設(shè)置多個(gè)應(yīng)急防控點(diǎn)，儲(chǔ)備攔河鐵架，草袋子、編織袋、吸油索等應(yīng)急設(shè)備和應(yīng)急物資，一旦發(fā)生河流污染事件，力求能夠及時(shí)有效構(gòu)筑多道防線，控制事件影響進(jìn)一步擴(kuò)大。三是建立應(yīng)急物資管理制度，指定專人負(fù)責(zé)應(yīng)急物資庫房管理，做到應(yīng)急物資“標(biāo)簽、實(shí)物、臺(tái)賬”三統(tǒng)一。四是認(rèn)真落實(shí)應(yīng)急物資庫房內(nèi)防潮、通風(fēng)、防火、防盜、防鼠、防污染等防范措施。

（3）建立健全應(yīng)急預(yù)測預(yù)警機(jī)制。建議成立應(yīng)急監(jiān)控中心對生產(chǎn)過程中各類危險(xiǎn)源特別是重大危險(xiǎn)源實(shí)行24小時(shí)監(jiān)控制度。由各單位安全管理員對本單位各類危險(xiǎn)源進(jìn)行每日巡查，重大危險(xiǎn)源實(shí)行每小時(shí)巡查制度，一旦發(fā)現(xiàn)安全緊急情況，立即反饋給應(yīng)急監(jiān)控中心。應(yīng)急監(jiān)控中心須加強(qiáng)預(yù)警信息的收集整理，處理預(yù)警信息主要有安全部門經(jīng)過風(fēng)險(xiǎn)評估得出可能發(fā)生的重特大事故預(yù)警信息；固定生產(chǎn)裝置上安裝監(jiān)控系統(tǒng)反饋情況；危運(yùn)車輛安裝GPS系統(tǒng)反饋的情況；生產(chǎn)單位巡檢人員上報(bào)的異常情況；周邊群眾發(fā)現(xiàn)火災(zāi)、爆炸、泄漏等風(fēng)險(xiǎn)后報(bào)告采油廠；通過政府新聞媒體公開公布的預(yù)警信息；政府主管部門及油田公司應(yīng)急辦公室告知的預(yù)報(bào)信息。應(yīng)急監(jiān)控中心預(yù)警信息后，應(yīng)連續(xù)跟蹤事態(tài)發(fā)展，指導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)單位采取防范控制措施，做好相應(yīng)的應(yīng)急準(zhǔn)備。

（4）建立健全應(yīng)急管理監(jiān)督和反饋機(jī)制。一是在采油廠各單位設(shè)置意見箱，接受廣大員工對應(yīng)急管理工作的意見和建議。二是定期進(jìn)行第三方審核監(jiān)督，邀請服務(wù)中介機(jī)構(gòu)對應(yīng)急管理現(xiàn)狀進(jìn)行了專業(yè)評估，不斷改進(jìn)應(yīng)急管理全過程中的缺點(diǎn)和不足之處。

（5）建立健全應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)制。一是建立應(yīng)急培訓(xùn)制度，實(shí)現(xiàn)應(yīng)急培訓(xùn)工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。二是制定培訓(xùn)計(jì)劃，增強(qiáng)應(yīng)急培訓(xùn)工作計(jì)劃性、針對性。三是豐富培訓(xùn)形式，按培訓(xùn)對象工作實(shí)際可采取以崗代培、以學(xué)代培、以研代培、以會(huì)代培、以演代培等多種形式進(jìn)行。四是建立應(yīng)急培訓(xùn)考核制度，定期組織應(yīng)急管理相關(guān)人員進(jìn)行應(yīng)急知識(shí)的考試，確保應(yīng)急培訓(xùn)效果。

（6）建立健全應(yīng)急演練反饋評估機(jī)制。事故應(yīng)急演練是檢驗(yàn)和提升安全意識(shí)的利器，是增強(qiáng)員工應(yīng)急處理能力和自救、互救及群防意識(shí)的有效工具。

要推動(dòng)采油廠應(yīng)急演練向制度化、規(guī)范化、經(jīng)常化方向發(fā)展，一是要提高演練針對性，根據(jù)各單位生產(chǎn)實(shí)際和不同季節(jié)開展有針對性的應(yīng)急演練，如集輸站、聯(lián)合站、采油井場應(yīng)以防火防爆為主，集輸管道工程、注水站、注水井要以防泄漏為主，春季要以防火為主，夏季以防汛、防泥石流等地質(zhì)災(zāi)害為主，冬季以防凍、防霧、防滑為主進(jìn)行演練。二是要注重應(yīng)急演練方案的科學(xué)性。在廣泛發(fā)動(dòng)干部群眾出點(diǎn)子、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的基礎(chǔ)上，認(rèn)真征求專家的意見建議，經(jīng)過反復(fù)修改論證，形成科學(xué)的應(yīng)急演練方案。三是要緊貼實(shí)戰(zhàn)需要，不斷改進(jìn)演練形式，提高演練的實(shí)效，真正實(shí)現(xiàn)由“演”到“練”的轉(zhuǎn)變。四是要認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善評估標(biāo)準(zhǔn)，逐漸建立演練評估的有效機(jī)制，通過演練檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性和可操作性，并針對演練活動(dòng)暴露出的問題和不足，制訂整改措施。

參考文獻(xiàn)

[1] 計(jì)雷，池宏，陳安，等.突發(fā)事件應(yīng)急管理[M].北京：高等教育出版社，2006.

庫房管理知識(shí)與技能范文第5篇

【關(guān)鍵詞】金融檔案外包管理

隨著金融體制改革的不斷深化，金融業(yè)務(wù)迅猛發(fā)展，隨之產(chǎn)生了大量內(nèi)容豐富、載體多樣的金融業(yè)務(wù)檔案。如何對金融檔案進(jìn)行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風(fēng)險(xiǎn)、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。

一、檔案在金融機(jī)構(gòu)管理中的重要作用

金融檔案是指各金融機(jī)構(gòu)在工作中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。包括：各金融機(jī)構(gòu)文書部門產(chǎn)生的文書檔案；會(huì)計(jì)、基建部門產(chǎn)生的各類專業(yè)檔案；信貸部門產(chǎn)生的信貸檔案；客戶辦理業(yè)務(wù)時(shí)留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產(chǎn)生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機(jī)構(gòu)的文書檔案中有工作計(jì)劃、目標(biāo)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、總結(jié)、業(yè)務(wù)文件材料等等，具有一定的機(jī)密性，對金融機(jī)構(gòu)的管理起著重要的指導(dǎo)作用。金融機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案種類包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證及其他類，是金融機(jī)構(gòu)籌措資金、發(fā)放貸款或內(nèi)部財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生的，真實(shí)反映了金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營管理活動(dòng)的過程，反映了金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部經(jīng)營管理的狀況，這些重要的會(huì)計(jì)資料如發(fā)生丟失、損毀等現(xiàn)象，將會(huì)給國家和金融機(jī)構(gòu)帶來不可彌補(bǔ)的損失。金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案是金融機(jī)構(gòu)在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的，記錄和反映信貸業(yè)務(wù)的重要文件和憑據(jù)，它是金融機(jī)構(gòu)防范信貸風(fēng)險(xiǎn)、依法收貸、化解不良資產(chǎn)和減少損失的重要依據(jù)。金融機(jī)構(gòu)其他各類檔案也是金融機(jī)構(gòu)的重要?dú)v史資料，對金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營管理起著舉足輕重的作用。

金融是經(jīng)濟(jì)的核心，金融檔案是金融機(jī)構(gòu)運(yùn)營發(fā)展的歷史記錄，它與金融機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)管理活動(dòng)是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產(chǎn)生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機(jī)構(gòu)帶來的資金風(fēng)險(xiǎn)中，有著不可替代的作用。

二、金融機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)

檔案庫房是保存檔案的場所和基礎(chǔ)設(shè)施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫房內(nèi)還要求配備設(shè)施包括消防設(shè)施、空氣調(diào)節(jié)設(shè)施、專用檔案裝具、監(jiān)控防盜設(shè)施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數(shù)金融機(jī)構(gòu)沒有符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，而如果金融機(jī)構(gòu)自行建造符合檔案管理要求的檔案庫房，需要大量的財(cái)力、物力，因此金融機(jī)構(gòu)往往利用辦公用房作為檔案庫房，導(dǎo)致有的金融機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案庫房面積偏小，防火、防盜、防潮等設(shè)施不全；有的金融機(jī)構(gòu)檔案庫接近水源，檔案受潮、霉變情況時(shí)有發(fā)生；有的金融機(jī)構(gòu)辦公、閱檔、庫房合并使用，用紙箱、麻袋來裝重要的檔案資料；有的金融機(jī)構(gòu)甚至將檔案和雜物堆放在一起，導(dǎo)致重要的檔案資料被當(dāng)作廢品賣掉等情況的出現(xiàn)。

（二）管理機(jī)制不健全

金融機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都是為金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營活動(dòng)服務(wù)的，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案應(yīng)該是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體，是金融機(jī)構(gòu)多方面、多層次信息的體現(xiàn)，反映了金融機(jī)構(gòu)經(jīng)營活動(dòng)的全過程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學(xué)又不利于金融機(jī)構(gòu)發(fā)展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數(shù)金融機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了檔案的真正集中管理，大多金融機(jī)構(gòu)各類檔案往往按形成部門和檔案來源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產(chǎn)生部門自行保管，分支機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的各類檔案也由分支機(jī)構(gòu)的內(nèi)設(shè)各部門分頭保管，沒有將本單位所形成的檔案按整體來進(jìn)行管理，更缺乏統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。這些情況勢必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對較弱，也容易出現(xiàn)人為方面的問題。因此制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃，采用統(tǒng)一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。

（三）制度建設(shè)滯后

檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標(biāo)志之一。金融機(jī)構(gòu)制定規(guī)范的檔案工作制度，對自身檔案工作起著約束和導(dǎo)向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。由于金融行業(yè)的特點(diǎn)，目前金融機(jī)構(gòu)各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設(shè)上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內(nèi)容不全，沒有涉及檔案的統(tǒng)計(jì)、保密、利用等方面內(nèi)容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現(xiàn)成制度的情況，不符合本單位實(shí)際，不便于執(zhí)行；有的單位長期以來沿用老的檔案管理制度，不注意對制度的完善修改，使制度的規(guī)定脫離了實(shí)際，不能起到規(guī)范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機(jī)構(gòu)檔案管理執(zhí)行上級(jí)單位的標(biāo)準(zhǔn)，有的金融機(jī)構(gòu)則執(zhí)行地方檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，有的金融機(jī)構(gòu)則執(zhí)行了長期以來形成的習(xí)慣做法，使得檔案規(guī)范化管理步履艱難。

（四）檔案人員素質(zhì)不高

檔案人員的素質(zhì)如何，直接影響到檔案質(zhì)量的好壞。金融機(jī)構(gòu)檔案管理人員大多都是身兼數(shù)職，變動(dòng)頻繁，新手多，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案理論知識(shí)，沒有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個(gè)人摸索著干，無法對檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，加上制度建設(shè)不完善的問題，在檔案整理上往往出現(xiàn)分類、整理規(guī)則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無規(guī)律可循，檔案編號(hào)錯(cuò)號(hào)、漏號(hào)、跳號(hào)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，應(yīng)該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進(jìn)袋子、鎖進(jìn)柜子，停留在你查我調(diào)的階段，更不要說去對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，研究檔案的開發(fā)利用等了。

三、解決金融機(jī)構(gòu)檔案管理困境的途徑

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)金融的不斷發(fā)展，金融機(jī)構(gòu)檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問題。紙質(zhì)檔案海量增長，受到場地與資金限制，檔案堆積如山,金融機(jī)構(gòu)每年需花費(fèi)大量的人力、物力去整理、維護(hù);由于庫房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機(jī)構(gòu)要付出昂貴的租金或同值的機(jī)會(huì)成本；由于人手不足、無專業(yè)人才等問題導(dǎo)致了金融機(jī)構(gòu)對其自身產(chǎn)生的金融檔案無精力進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理；檔案的管理不善，導(dǎo)致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經(jīng)濟(jì)損失，影響金融機(jī)構(gòu)的業(yè)績和管理。而要建立一個(gè)規(guī)范的，符合檔案管理要求的檔案庫房，對于單個(gè)的金融機(jī)構(gòu)來說是一項(xiàng)耗時(shí)、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業(yè)務(wù)的檔案管理人員也將直接影響金融機(jī)構(gòu)的競爭能力。因此，無標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房、整理不規(guī)范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現(xiàn)階段金融機(jī)構(gòu)檔案管理普遍存在的問題。

“新木桶理論”主張經(jīng)濟(jì)主體要找準(zhǔn)自己的經(jīng)營優(yōu)勢，也就是做你最擅長的，其余的則交給別人。追求低成本高回報(bào)是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國際金融業(yè)正通過金融服務(wù)外包的方式實(shí)踐著這一規(guī)則。金融服務(wù)外包作為一個(gè)新興行業(yè)，正在全球化的背景下迅猛發(fā)展。追求低成本高回報(bào)是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國際金融業(yè)正通過金融服務(wù)外包的方式實(shí)踐著這一規(guī)則。專業(yè)化的外包服務(wù)分工與運(yùn)作可以產(chǎn)生規(guī)模效益，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節(jié)約、質(zhì)量的提高、服務(wù)速度的加快，以及使企業(yè)更多關(guān)注于核心業(yè)務(wù)，更有效地分配和使用資源。

金融機(jī)構(gòu)可以將其非核心業(yè)務(wù)中的檔案管理業(yè)務(wù)交給專業(yè)的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)來進(jìn)行集中管理，中介服務(wù)機(jī)構(gòu)全面地、綜合地運(yùn)用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進(jìn)行整合，使得金融檔案管理規(guī)范、便于利用，使金融機(jī)構(gòu)可以節(jié)約成本，集中優(yōu)勢資源發(fā)展核心業(yè)務(wù)，優(yōu)化其市場戰(zhàn)略，在市場競爭中取得優(yōu)勢。金融機(jī)構(gòu)檔案的外包管理，最大優(yōu)勢在于通過一定的專業(yè)分工，獲得外部規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，讓金融機(jī)構(gòu)更多關(guān)注核心業(yè)務(wù)，繼而實(shí)現(xiàn)節(jié)約生產(chǎn)成本，獲得利潤最大化的目標(biāo)。因此檔案外包集中管理成為解決金融機(jī)構(gòu)檔案管理難題的唯一出路。

四、國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)

在國外，檔案中介業(yè)已經(jīng)發(fā)展得相當(dāng)成熟，并形成了一套公認(rèn)的運(yùn)作規(guī)則和模式。美國的商業(yè)性文件中心就是由私人創(chuàng)辦的檔案寄存機(jī)構(gòu)，配有現(xiàn)代化的文件存儲(chǔ)設(shè)施，專門為企業(yè)提供檔案的寄存服務(wù)，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設(shè)立的Viewpoint Archive Service公司可以說是應(yīng)運(yùn)檔案管理業(yè)務(wù)外包而產(chǎn)生的一種新型檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，它專門提供支票影像檔案的存儲(chǔ)與查詢服務(wù)。2002年底，美國第三大信息管理與檔案文件保管企業(yè)Guarantee公司進(jìn)入中國市場，向社會(huì)提供全方位的檔案文件保管寄存服務(wù)。

在國內(nèi)，也有不少檔案中介組織為社會(huì)提供檔案的整理、裝訂、保管等服務(wù)。1993就已成立的上海檔案咨詢服務(wù)中心，是我國較早的一家檔案中介機(jī)構(gòu)；北京碧海蘭臺(tái)咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務(wù)中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機(jī)構(gòu)也承擔(dān)了大量的檔案勞務(wù)性工作。西安銀博科技發(fā)展公司數(shù)據(jù)信息中心是主要從事銀行、政府機(jī)構(gòu)和大中型企事業(yè)單位文件檔案的數(shù)字化工程及后續(xù)維護(hù)與加工服務(wù)的機(jī)構(gòu)。近年來，他們先后為多家單位提供檔案數(shù)據(jù)的掃描錄入服務(wù)，包括建行陜西省分行會(huì)計(jì)稽核中心的掃描補(bǔ)錄、個(gè)人住房檔案合同收件及掃描、個(gè)人貸款檔案掃描錄入等外包服務(wù)。

五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式

雖然上述檔案中介機(jī)構(gòu)的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機(jī)構(gòu)服務(wù)的檔案中介機(jī)構(gòu)還是寥寥無幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩(wěn)定性等問題，對將重要的檔案資料交給社會(huì)上一般的檔案中介機(jī)構(gòu)，金融機(jī)構(gòu)也還存在著擔(dān)憂與顧慮。2008年，具有金融服務(wù)職能的人民銀行南京分行營業(yè)管理部所屬南京金融票據(jù)中心為南京地區(qū)金融機(jī)構(gòu)建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務(wù)平臺(tái)，積極主動(dòng)開展金融檔案管理服務(wù)，為金融機(jī)構(gòu)提供了較更完善的金融檔案外包服務(wù)。

（一）為金融機(jī)構(gòu)提供多種檔案管理服務(wù)

金融檔案管理中心提供的檔案管理服務(wù)包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫房和裝具進(jìn)行存放，并負(fù)責(zé)庫房的日常管理，檔案的整理、調(diào)閱等由寄存者負(fù)責(zé)。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進(jìn)行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號(hào)、編制目錄、檔案調(diào)閱以及日常管理等服務(wù)。

（二）檔案寄存、托管的程序

金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價(jià)值，二是要自愿。接收的程序是：金融機(jī)構(gòu)提出申請，檔案中心對金融機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量、種類、寄存或托管時(shí)間以及費(fèi)用等進(jìn)行確認(rèn)并接受申請；雙方根據(jù)國家有關(guān)法律規(guī)定，訂立檔案寄存、托管協(xié)議并簽名蓋章，明確雙方權(quán)利與義務(wù)；清點(diǎn)檔案數(shù)量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級(jí)等進(jìn)行清點(diǎn)檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據(jù)移交方確定的檔案數(shù)量、種類、移交時(shí)間辦理交接手續(xù)。

（三）檔案的管理

1.檔案庫房硬件設(shè)施符合要求。檔案管理中心檔案庫房按照《中華人民共和國建筑工業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》乙級(jí)檔案館標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，配備了檔案密集架、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)、防蟲防霉藥物、防鼠板等設(shè)備和物品，并在庫區(qū)內(nèi)設(shè)置24小時(shí)數(shù)字化視頻監(jiān)控錄像系統(tǒng)和防盜報(bào)警裝置及消防設(shè)施，達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。

2.建立了檔案管理各類制度。根據(jù)國家及省市各級(jí)檔案管理規(guī)定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務(wù)管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫房管理制度》、《庫區(qū)安全制度》等十幾項(xiàng)制度辦法；同時(shí)還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫房溫濕度登記簿、庫房檢查登記簿、庫房出入登記簿等一系列工作臺(tái)賬，將工作臺(tái)賬責(zé)任到人，保證了檔案管理的規(guī)范、安全、保密。

3.注重檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學(xué)歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會(huì)計(jì)人員從業(yè)資格證書。每年檔案管理中心還對檔案管理人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議書，并組織他們參觀學(xué)習(xí)具有先進(jìn)管理檔案工作經(jīng)驗(yàn)的單位，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。

4.科學(xué)合理保管檔案。按金融機(jī)構(gòu)行業(yè)特征，檔案管理中心將托管檔案按機(jī)構(gòu)、年度、類別等要素對檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、造冊、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進(jìn)行登記，保證檔案能夠迅速準(zhǔn)確地查找到檔案。對寄存的檔案，實(shí)行封箱管理。金融機(jī)構(gòu)將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內(nèi)，每箱填寫四張標(biāo)簽貼在箱子四面，標(biāo)簽內(nèi)容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號(hào)、箱內(nèi)卷數(shù)，備注等內(nèi)容。

（四）檔案的合理利用

寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權(quán)并未發(fā)生改變，只是將檔案暫時(shí)存放到了檔案管理中心。因此，對于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責(zé)任將保護(hù)好，同時(shí)也有義務(wù)保護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益。

金融檔案管理中心為金融機(jī)構(gòu)提供的檔案查閱方式有現(xiàn)場查閱和遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查閱兩種。現(xiàn)場查閱時(shí)，金融機(jī)構(gòu)查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經(jīng)檔案管理中心工作人員核驗(yàn)無誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監(jiān)控設(shè)施的閱檔室內(nèi)進(jìn)行，查閱過程中，檔案管理中心的工作人員有權(quán)監(jiān)督查閱人員使用檔案的全過程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進(jìn)行修改、涂改等。查閱、復(fù)印檔案都必須進(jìn)行登記。遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查閱需要金融機(jī)構(gòu)首先要向檔案管理中心提出申請，登記用戶名使用人、身份證件及號(hào)碼、經(jīng)所在單位蓋章確認(rèn)后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱時(shí)，首先填寫遠(yuǎn)程查閱單，由檔案管理中心對需要查閱的檔案進(jìn)行掃描后存入檔案管理系統(tǒng)并通知查閱者進(jìn)行查閱，遠(yuǎn)程查閱時(shí)需要對該份檔案的查閱有效期做出規(guī)定。已經(jīng)寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經(jīng)金融機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字并經(jīng)單位蓋章，規(guī)定歸還時(shí)間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經(jīng)過寄存、托管單位同意，開具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進(jìn)行查閱，確保金融機(jī)構(gòu)檔案的絕對安全。

六、建立檔案管理外包中心應(yīng)注意的問題

建立統(tǒng)一的檔案管理中心，可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機(jī)構(gòu)從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來、專注于核心業(yè)務(wù)，這是南京金融票據(jù)中心最初建立檔案管理中心這一服務(wù)平臺(tái)的初衷。經(jīng)過三年的發(fā)展，檔案管理中心目前已為南京地區(qū)十三家金融機(jī)構(gòu)提供了檔案管理的外包服務(wù)，檔案的品種從最初的單純的金融會(huì)計(jì)憑證管理發(fā)展到了會(huì)計(jì)檔案中的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿以及信貸檔案、客戶資料等，檔案的數(shù)量也達(dá)到了四百多萬卷。由此看來，對于檔案管理的外包，金融機(jī)構(gòu)的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務(wù)平臺(tái)建成以來，已有全國各地多家金融票據(jù)中心前來參觀學(xué)習(xí)。金融服務(wù)是人民銀行的重要職責(zé)之一，各地金融票據(jù)中心應(yīng)抓住這一契機(jī)，建立統(tǒng)一的檔案管理外包中心，向各金融機(jī)構(gòu)提供包括會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)的各種檔案管理服務(wù)，切實(shí)解決金融機(jī)構(gòu)的后顧之憂，真正體現(xiàn)央行金融服務(wù)內(nèi)涵。