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摘要：事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)獎懲情況、工資薪酬、職務(wù)職稱、歷史背景，是組織部門選拔任用干部的重要依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對于開發(fā)人力資源有著重大的意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)問題對策

伴隨著事業(yè)單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)獎懲情況、工資薪酬、職務(wù)職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對于開發(fā)人力資源有著重大的意義。下面就結(jié)合自己的工作談?wù)勈聵I(yè)單位的人事檔案管理存在的問題及對策。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1、不重視對人事檔案管理

人事檔案工作是一項默默無聞的工作，整日里面對的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會及相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的重要性認(rèn)識不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項最容易被忽視的工作，提到日程上來的機(jī)會幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質(zhì)不高，工作積極性不高，被動應(yīng)付，便是檔案管理工作的寫照。

2、缺乏有效的檔案管理

現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案工作普遍存在管理理念滯后，管理制度不完善的弊端，尤其在管理上，一些單位管理水平不高，管理手段落后。人事檔案工作只看重以往個人歷史信息記錄的維護(hù)，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。一部分人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，檔案收集意識淡薄。所以工作中對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性；對于應(yīng)該歸檔的材料沒有及時整理歸檔，檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

3、檔案的搜集管理意識不強(qiáng)

檔案管理工作的主要內(nèi)容便是材料收集和保管。但現(xiàn)實(shí)情況卻是有些檔案員檔案意識淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項工作的重要性，導(dǎo)致部分人事檔案材料跟不上個人經(jīng)歷的變化，給檔案的使用帶來諸多不便。

人事檔案材料不健全?，F(xiàn)存人事檔案內(nèi)容單一，選拔任用干部時，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團(tuán)、學(xué)歷、工資調(diào)整等一些基本信息。檔案缺乏動態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績、收入、經(jīng)濟(jì)審計、組織考察等重要內(nèi)容幾乎沒有資料可查。

干部人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，單位應(yīng)當(dāng)配備專職人員管理，單獨(dú)存放。但實(shí)際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業(yè)人員管理。

4、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，快捷的微機(jī)技術(shù)還沒有被一些單位采用。很多人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫沒有建立，管理的重心還是實(shí)體管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理在一些單位還是一句口號。一些單位雖然配備了微機(jī)，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索。微機(jī)成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機(jī)器。根本不能實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制，跟不上時展對檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。

二、做好人事檔案管理的措施

1、健全制度

人事檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領(lǐng)導(dǎo)要對人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對檔案工作及時檢查、督促、指導(dǎo)，使檔案管理工作真正起到服務(wù)于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結(jié)合檔案工作實(shí)際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責(zé)、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責(zé)任落實(shí)到人，獎懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運(yùn)行。

2、加強(qiáng)信息化建設(shè)

人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，有關(guān)信息全部錄入計算機(jī)，利用干部人事檔案信息對干部隊伍進(jìn)行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機(jī)增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個人信息的同時，突出個人特色，實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補(bǔ)充。實(shí)現(xiàn)上述目的，需要建立在一定軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還要添置必要的設(shè)備，比如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，這是需要資金做基礎(chǔ)的，加大對檔案管理的資金投入，使事業(yè)單位的人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。

同時要注意電子檔案的安全保密工作，因?yàn)殡娮游淖中薷暮笫遣涣艉圹E的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。

3、配備專職檔案人員管理

事業(yè)單位的人事檔案管理有其自身的特點(diǎn)，其工作性質(zhì)是專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。涉及到個人的隱私和一個人的成長、工作、遵紀(jì)守法的記錄。具體的管理人員必須使具備一定政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。把一些非專業(yè)人員安排到這個崗位上。對于人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜的實(shí)際，難以應(yīng)付，造成檔案管理質(zhì)量的下降。所以新時期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識、電腦操作知識、一定的軟件應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識。

4、提高人事檔案利用水平

事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組織部門用人、選人、調(diào)人、獎懲做材料證明，檔案信息的搜集和整理，都是要服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。其次是其社會服務(wù)功能需進(jìn)一步加強(qiáng)，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。但長久以來，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務(wù)功能。所以，要進(jìn)一步改善和開發(fā)檔案的利用價值，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變簡單的基本情況查詢?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵?，充分發(fā)揮檔案的作用。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位干部人事制度的改革，給人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也促進(jìn)了人事檔案的管理。在完善的檔案管理制度約束下，配備專職的業(yè)務(wù)人員，加快檔案的信息化建設(shè)，開發(fā)檔案的利用價值，為上級領(lǐng)導(dǎo)干部的選拔任用，提供數(shù)據(jù)的參考。