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[摘要] 隨著工業(yè)企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,工業(yè)企業(yè)會計(jì)電算化的應(yīng)用成為時展的必然產(chǎn)物。盡管會計(jì)電算化在我國會計(jì)界算不上一個新鮮事物,但就目前我國會計(jì)電算化的應(yīng)用來看,仍舊存在很多問題。本文首先分析了工業(yè)企業(yè)會計(jì)電算化存在的問題,通過對這些問題的分析提出相應(yīng)的完善建議,期望能夠?qū)δ壳肮I(yè)企業(yè)會計(jì)電算化的應(yīng)用起到一定的促進(jìn)作用。
[關(guān)鍵詞]工業(yè)企業(yè) 會計(jì)電算化 建議
一、引言
會計(jì)電算化指的是應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、結(jié)賬,以及分析會計(jì)信息,做出預(yù)測、決策的過程,會計(jì)電算化是經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物。我國會計(jì)電算化已經(jīng)經(jīng)歷了幾十年的發(fā)展歷程,據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示,目前我國有將近幾百萬的企事業(yè)單位在會計(jì)核算工作中使用計(jì)算機(jī),約占全部企事業(yè)單位的26%,而且這個數(shù)據(jù)每年都在以較快的速度增長。在應(yīng)用會計(jì)電算化的企業(yè)中,大部分企業(yè)建立了完整的會計(jì)信息系統(tǒng),已經(jīng)能夠完全依靠計(jì)算機(jī)的有效運(yùn)行來完成本單位的會計(jì)記賬、報(bào)賬等基本會計(jì)核算任務(wù)。會計(jì)電算化的應(yīng)用在很大程度上提高了企業(yè)會計(jì)工作效率,有助于企業(yè)管理者綜合掌握整個企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況,帶來一系列會計(jì)工作方面的有利變化。但是在充分享受會計(jì)電算化帶來的好處的同時,不可避免的在各企事業(yè)單位應(yīng)用會計(jì)電算化時存在一些問題,這些問題的存在嚴(yán)重影響了會計(jì)電算化作用的發(fā)揮?;诖?,本文將以工業(yè)企業(yè)會計(jì)電算化為例,圍繞如何解決工業(yè)企業(yè)會計(jì)電算化中存在的問題進(jìn)行探討。
二、工業(yè)企業(yè)會計(jì)電算化存在的問題
2.1未能設(shè)立有效的管理信息系統(tǒng)完善的電算化會計(jì)系統(tǒng)包括兩個組成部分:會計(jì)信息系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)。目前,大部分企業(yè)都能夠在企業(yè)內(nèi)部建立完善的會計(jì)信息系統(tǒng),很少能夠建立相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)。有的企業(yè)雖然也建立了管理信息系統(tǒng)但是系統(tǒng)建立的基礎(chǔ)是滿足個別職能部門的要求,幾乎沒有企業(yè)能夠從企業(yè)整體的流程再造的角度出發(fā)建立起管理信息系統(tǒng)。上述問題造成的后果是,在只有會計(jì)信息系統(tǒng)的企業(yè)中僅僅依靠會計(jì)信息是難以確保做出合理決策的;而在建立了不完善管理信息系統(tǒng)的企業(yè)中,忽略了整個企業(yè)內(nèi)部的會計(jì)信息共享,經(jīng)常存在負(fù)責(zé)成本的人員若是想要了解價(jià)格信息和稅務(wù)信息、負(fù)責(zé)價(jià)格的人員若想要了解成本信息時,只能通過最原始的查閱資料或者相互詢問的方式,顯然削弱了整體的工作效率。
2.2會計(jì)電算化軟件存在的問題目前會計(jì)電算化的軟件主要分為兩種:通用軟件和專用軟件。通用軟件指的是使用范圍較廣的軟件,具有大眾性、普遍性的特點(diǎn)。通用軟件的優(yōu)勢在于使用成本低、安全性好、穩(wěn)定性較高、準(zhǔn)確性強(qiáng),但是由于通用軟件的普遍適用性,在其設(shè)計(jì)時存在難以兼顧具體企業(yè)細(xì)節(jié)的問題;專用軟件是指適用于專門企業(yè)的軟件,在設(shè)計(jì)的時候往往是針對具體的企業(yè)設(shè)計(jì)的,因此專業(yè)軟件的研究開發(fā)成本較高、需要的時間、人力、物力方面的投入相對較大。因此,專業(yè)軟件只有實(shí)力強(qiáng)大的企業(yè)才有能力使用,中小企業(yè)一般只能選擇通用軟件。
2.3網(wǎng)絡(luò)化會計(jì)存在的問題在實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化之后,企業(yè)的財(cái)務(wù)信息主要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞,網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)等信息成為企業(yè)的主要會計(jì)數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)化會計(jì)帶來的現(xiàn)象就是傳統(tǒng)會計(jì)流程中各個審核過程的迷失以及相關(guān)監(jiān)控確認(rèn)手段的消失,信息在網(wǎng)絡(luò)中主要是傳遞沒有確保信息真實(shí)性的保障措施。此外,隨著企業(yè)的發(fā)展,在網(wǎng)絡(luò)中流動的數(shù)據(jù)也在增加,大量的數(shù)據(jù)流動極易引發(fā)數(shù)據(jù)泄漏、篡改等問題。最后,整個網(wǎng)絡(luò)中的信息是共享的,因此在企業(yè)進(jìn)行相關(guān)的網(wǎng)上交易時,極易受到來自于網(wǎng)絡(luò)的威脅,例如:商業(yè)機(jī)密泄漏、黑客攻擊等。
三、完善工業(yè)企業(yè)會計(jì)電算化的建議
3.1在企業(yè)內(nèi)部引入“企業(yè)erp系統(tǒng)”要解決當(dāng)前工業(yè)企業(yè)內(nèi)部未能建立起完善的管理信息系統(tǒng)問題,當(dāng)前最為可行的辦法即為在企業(yè)內(nèi)部引入“企業(yè)erp系統(tǒng)”,erp系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃管理系統(tǒng)的簡稱。當(dāng)今社會的會計(jì)電算化是一個涉及通信學(xué)、管理學(xué)、運(yùn)籌學(xué)等等學(xué)科的綜合性技術(shù)。要應(yīng)用會計(jì)電算化,必須引入先進(jìn)的企業(yè)整體資源管理計(jì)劃,這里的erp系統(tǒng)無疑是最有選擇。通過引入erp系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部建立起以財(cái)務(wù)管理為核心的信息管理系統(tǒng),而且對于企業(yè)業(yè)務(wù)活動較大的部門如:財(cái)務(wù)部、物資管理部等建立獨(dú)立的資源子網(wǎng)———財(cái)務(wù)管理信息子網(wǎng)、物資管理理息子網(wǎng)。
3.2開發(fā)更具實(shí)用性的會計(jì)軟件當(dāng)前我國使用較為普遍的會計(jì)軟件一種是國外研發(fā)后漢化的軟件,這種會計(jì)軟件的缺點(diǎn)在于與我國的國情不適應(yīng);另一種則是國內(nèi)研發(fā)的商品化會計(jì)軟件,但是這種軟件的價(jià)格相對昂貴一些并且維護(hù)比較麻煩。但是對于沒有軟件研發(fā)實(shí)力的企業(yè)采用這種商品化的軟件無疑是一種較好的選擇。解決會計(jì)軟件方面的問題,我們應(yīng)該試圖通過整個行業(yè)的聯(lián)合開發(fā)出更具實(shí)用性的會計(jì)軟件。具體由行業(yè)內(nèi)選擇計(jì)算機(jī)知識和會計(jì)知識豐富的人員組成研發(fā)團(tuán)隊(duì)和維護(hù)團(tuán)隊(duì),這樣可以節(jié)省大量資金,而且在整個行業(yè)內(nèi)部形成一個信息網(wǎng),有助于解決行業(yè)會計(jì)資料集中匯總的問題。
3.3加強(qiáng)對會計(jì)數(shù)據(jù)的管理首先,數(shù)據(jù)采用時要嚴(yán)格遵循以下步驟:1)各會計(jì)子系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)2)將各子系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)進(jìn)行序時排列,輸入數(shù)據(jù)處理服務(wù)器。需要注意的是數(shù)據(jù)輸入之前要嚴(yán)把數(shù)據(jù)校驗(yàn)關(guān),保證數(shù)據(jù)是真實(shí)可靠的。其次,借助路由器的訪問控制列表構(gòu)造局域網(wǎng)防火墻。再次,對企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行加密處理,這樣可以有效防止機(jī)密泄漏。最后,對現(xiàn)有的軟件進(jìn)行升級或者考慮引入諸如人工智能技術(shù)和專家系統(tǒng)控制技術(shù)。
四、結(jié)束語
工業(yè)企業(yè)會計(jì)電算化的應(yīng)用,不僅可以減輕會計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān),提高工作效率,而且可以提高會計(jì)信息的準(zhǔn)確性、及時性以及完整性。解決工業(yè)企業(yè)會計(jì)電算化中存在的問題,完善會計(jì)電算化的應(yīng)用還需要更多相關(guān)人士進(jìn)行更進(jìn)一步的研究。
參考文獻(xiàn):
[1]劉思華.企業(yè)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展論.中國環(huán)境科學(xué)出版社,2005;5
一、會計(jì)電算化的工作原理
會計(jì)電算化是將繁瑣、單調(diào)、機(jī)械性較強(qiáng)的會計(jì)核算工作交由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理,提高會計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財(cái)會人員的勞動強(qiáng)度,使財(cái)會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營決策,加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。使財(cái)務(wù)管理工作電算化,將會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、分析,提供宏觀管理所必需的決策數(shù)據(jù)是現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理的主要內(nèi)容。會計(jì)電算化是管理現(xiàn)代化和會計(jì)自身改革和發(fā)展的客觀需要,是時展的必然,是會計(jì)工作的發(fā)展方向。在會計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上,提高數(shù)據(jù)分析處理的自動化和科學(xué)化是財(cái)會工作向高水平發(fā)展的重要前提。
會計(jì)電算化是把系統(tǒng)工程、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)等科學(xué)與會計(jì)理論和方法融為一體,通過貨幣計(jì)量信息和其它有關(guān)信息的輸入、存儲、運(yùn)算和輸出,運(yùn)用最新科技成果,以現(xiàn)代機(jī)器工作取代手工操作,實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作方式的變革和人的解放,提供計(jì)劃和控制經(jīng)濟(jì)過程需要的會計(jì)信息。會計(jì)電算化是會計(jì)工作從核算型向管理型轉(zhuǎn)變的必然趨勢,是現(xiàn)代會計(jì)工作的發(fā)展方向,它在經(jīng)濟(jì)管理工作中開始發(fā)揮越來越重要的作用。大力發(fā)展會計(jì)電算化事業(yè),也是深化會計(jì)改革,進(jìn)一步提高治黃事業(yè)會計(jì)工作水平的迫切要求。
二、會計(jì)電算化在我局中的實(shí)際應(yīng)用
我局是1998年11月由黃委會組織的第一批會計(jì)電算化試點(diǎn)單位,經(jīng)省局、黃委會會計(jì)電算化驗(yàn)收領(lǐng)導(dǎo)小組實(shí)際驗(yàn)收與測驗(yàn)率先于2002年1月1日正式實(shí)行的會計(jì)電算化。
自1998年11月份我局參加黃委會計(jì)電算化試點(diǎn)以來,會計(jì)電算化的高速、快捷、方便等特性已通過四年的會計(jì)決算及季報(bào)、月報(bào)、數(shù)據(jù)的查詢、提取與手工記帳的差別越來越明顯的突出起來。充分利用用友會計(jì)電算化軟件(我局會計(jì)電算化試點(diǎn)安裝的是黃委統(tǒng)一配置的用友軟件公司提供的會計(jì)電算化程序)所提供的總帳、工資、固定資產(chǎn)、UFO報(bào)表功能,極大的提高了會計(jì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)共享、匯總效率與精確度。
三、會計(jì)電算化的操作與管理
通過四年半的會計(jì)電算化的試點(diǎn)與程序運(yùn)行,深刻體會到要使整個系統(tǒng)能高效、穩(wěn)定、安全地運(yùn)行起來,避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失,保證發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn)、糾正,同時保證會計(jì)電算化信息資源的正確性、完整性和連續(xù)性,達(dá)到盡早甩脫手工帳,完全實(shí)現(xiàn)電算化之目的,不但要多方面練習(xí)與操作、盡快提高自身的業(yè)務(wù)水平、熟悉會計(jì)電算化程序運(yùn)行的過程,還要確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行。必須嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)操作規(guī)程及各項(xiàng)規(guī)章制度去做,以免出現(xiàn)大的錯誤。
上機(jī)人員必須嚴(yán)格按照各自的權(quán)限進(jìn)行操作,不得越權(quán),為防止此類情況的發(fā)生,上機(jī)人員操作完畢后,必須退出系統(tǒng);應(yīng)及時作好各自的備份工作,以防止意外事故的發(fā)生;不能使用來歷不明的軟盤和進(jìn)行各種非法拷貝工作,以防病毒傳入;未經(jīng)批準(zhǔn),不能使用格式化和刪除等DOS命令;嚴(yán)禁在微機(jī)內(nèi)安裝或運(yùn)行游戲軟件。
為更好地完成系統(tǒng)維護(hù)任務(wù),及時、全面、準(zhǔn)確地了解故障發(fā)生原因、地點(diǎn)、時間以及處理方法和處理結(jié)果等情況是非常必要的,為此應(yīng)制定:1、所有上機(jī)操作人員必須詳細(xì)登記上機(jī)操作情況,要求填寫日期、操作員姓名、操作內(nèi)容、運(yùn)行時間和運(yùn)行情況。2、操作過程中若沒有問題則應(yīng)在運(yùn)行情況欄填寫運(yùn)行正常字樣,若有問題則應(yīng)及時登記記錄,并向系統(tǒng)管理員報(bào)告。3、系統(tǒng)維護(hù)員在維護(hù)過程中發(fā)現(xiàn)的異?,F(xiàn)象和處理方法、處理結(jié)果都應(yīng)有明確記載。對于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障,除按規(guī)定登記外還須另外填寫運(yùn)行故障報(bào)告單,并向系統(tǒng)管理員匯報(bào)。4、操作記錄每月裝訂成冊,日常由檔案管理員妥善保管,年終整理歸檔。5、要真實(shí)完整地填寫操作記錄。對發(fā)生問題不登記者,將根據(jù)問題的嚴(yán)重程度,按有關(guān)制度予以處理。
上報(bào)主管部門的會計(jì)報(bào)表,根據(jù)主管部門要求的格式上報(bào)。內(nèi)部會計(jì)報(bào)表,根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)要求來設(shè)定。對內(nèi)部基層部門上報(bào)的會計(jì)報(bào)表格式也要由主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一規(guī)定,一經(jīng)確定不允許輕易變動。嚴(yán)格遵循報(bào)表處理程序。由計(jì)算機(jī)自動生成的會計(jì)報(bào)表,與帳簿數(shù)據(jù)必須銜接一致。存貯在硬盤上的會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份,備份次數(shù)每月不得少于一次。做備份前要填寫《備份數(shù)據(jù)登記簿》。每月的會計(jì)報(bào)表必須以書面形式打印出來,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字或蓋章。每月的會計(jì)報(bào)表必須以軟盤和書面兩種形式并存,軟盤會計(jì)報(bào)表和書面會計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)必須一致。每年年終時,必須將全年會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)(包括備份軟盤和打印書面報(bào)表)統(tǒng)一整理,轉(zhuǎn)檔案管理員辦理存檔手續(xù)。根據(jù)會計(jì)電算化程序運(yùn)行的特點(diǎn)還應(yīng)健全相應(yīng)的系統(tǒng)維護(hù)與管理制度:
(一)、對系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)
1、實(shí)施對系統(tǒng)的日常檢查和維護(hù),以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行;
2、在系統(tǒng)發(fā)生故障時,排除故障和恢復(fù)運(yùn)行;
3、根據(jù)電算化工作實(shí)際需要,提出系統(tǒng)擴(kuò)充報(bào)告,上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo);
4、在系統(tǒng)擴(kuò)充時負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試,直至運(yùn)行正常;
5、在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時,隨時做好適應(yīng)性的維護(hù)工作。
(二)、對硬件系統(tǒng)的維護(hù)
1、硬件設(shè)備的管理:會計(jì)電算化專用硬件設(shè)備由財(cái)經(jīng)科統(tǒng)一管理和使用,其他部門一般情況下不得使用,確需使用時必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并確認(rèn)不影響會計(jì)電算化之正常工作,必須進(jìn)行操作登記,并在上機(jī)登記表上注明批準(zhǔn)人姓名、批準(zhǔn)時間等事項(xiàng)。會計(jì)電算化硬件設(shè)備專門用于運(yùn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)、報(bào)表處理系統(tǒng)和其它會計(jì)事務(wù)處理軟件。任何人不得用于對外服務(wù)。為保證硬件安全,不得帶電拔插任何接口線路及打印電纜、顯示器連接線等。
2、硬件設(shè)備的維護(hù):會計(jì)電算化硬件設(shè)備的維護(hù)工作由系統(tǒng)維護(hù)員負(fù)責(zé)進(jìn)行,一般維護(hù)工作需填寫《系統(tǒng)維護(hù)登記表》,大的硬件維護(hù)還需做系統(tǒng)維護(hù)報(bào)告,報(bào)系統(tǒng)管理員。會計(jì)科目不得隨意改動、增刪,在每年年初,由會計(jì)主管批準(zhǔn)并授權(quán)有關(guān)人員進(jìn)行一次性改動,原則上年中不許改動、增刪會計(jì)科目,確需變動的要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并作相應(yīng)的并帳、分帳、撤帳等處理。
(三)、對會計(jì)軟件的升級
應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由系統(tǒng)管理員組織,系統(tǒng)維護(hù)員具體實(shí)施,并編寫升級報(bào)告,形成文檔進(jìn)入檔案。
(四)、對會計(jì)軟件的管理
1、會計(jì)軟件的升級與更換,必須統(tǒng)一規(guī)劃、以地(市)局為單位統(tǒng)一管理,不得隨意更換或處理。財(cái)務(wù)處在獲得會計(jì)軟件的同時,必須做軟盤備份,并分別存放在檔案室、機(jī)房和財(cái)務(wù)處的專用鐵柜內(nèi),存放在檔案室的備份軟件由檔案管理員管理,存放在其它兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。
2、運(yùn)行中的會計(jì)軟件必須安裝在計(jì)算機(jī)硬盤上,一般情況下不得重新安裝。
(五)、對電算化會計(jì)檔案的管理和利用
電算化會計(jì)檔案是電算化會計(jì)活動的產(chǎn)物,又是電算化會計(jì)活動的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案管理,是電算化會計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證;是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證;是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此必須做好:會計(jì)憑證的收集和整理、會計(jì)帳簿的收集和整理、會計(jì)報(bào)表的收集和整理、會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
現(xiàn)階段的電算化會計(jì),僅需將原始憑證一次錄入,其它步驟均可由計(jì)算機(jī)迅速處理完成。為此,電算化會計(jì)為會計(jì)從業(yè)人員提供了更多的時間,調(diào)動了會計(jì)從業(yè)者的大腦活躍性,讓他們有時間、有精力、有條件去重視完成會計(jì)的另一基本職能,即會計(jì)控制職能。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷實(shí)踐,隨之產(chǎn)生了許多即先進(jìn)科學(xué),又高效實(shí)用的軟件項(xiàng)目,讓電算化會計(jì)功能更加完善,處理完成更多手工會計(jì)無法進(jìn)行的工作,如各種輔助核算,還有管理會計(jì)核算等工作,而這些核算工作,是會計(jì)控制職能實(shí)施的必要條件,是其重要組成部分。
二、電算化環(huán)境下加強(qiáng)會計(jì)控制的措施
(一)會計(jì)信息質(zhì)量的控制
所謂會計(jì)工作本身的控制,指得是控制會計(jì)信息的輸入,信息的處理,以及信息的輸出,使其輸入、處理和輸出遵循會計(jì)職業(yè)準(zhǔn)則和規(guī)范,以及遵守相關(guān)的會計(jì)職業(yè)法律法規(guī),保障會計(jì)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時性以及全面性,使其確切的反應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況,保障通過會計(jì)信息做出的判斷、選擇、決策的正確性,即為會計(jì)工作本身的控制。在運(yùn)行這一控制工作過程中,涉及到的控制方法、控制策略以及控制程序,必須具備防護(hù)和自動補(bǔ)充功能,指的是會計(jì)信息的輸入、處理和輸出都需要有針對性的事先控制進(jìn)行監(jiān)察,若任何處理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,第一時間要有相應(yīng)的彌補(bǔ)措施,給予補(bǔ)償糾正。傳統(tǒng)的手工會計(jì)與現(xiàn)代的電算化會計(jì),對會計(jì)信息的控制存在著很大的差異,結(jié)構(gòu)控制形式是手工會計(jì)主要運(yùn)用的方式,結(jié)構(gòu)控制方法包括設(shè)置相互束縛和約束的會計(jì)崗位,利用對會計(jì)業(yè)務(wù)的多重反映,亦或互相審核的關(guān)系進(jìn)行控制。譬如,將具體賬目分開記錄,分開記錄總賬目、明細(xì)賬目和日記賬,讓三者相互管制、相互制約、相互驗(yàn)證;經(jīng)過對賬和內(nèi)部審計(jì)開展賬證核查、賬賬核查保障記賬的準(zhǔn)確性;為制止出現(xiàn)亂用、損壞、篡改、蓄意偽造憑證的現(xiàn)象,利用多聯(lián)套寫憑證的方式,或者是預(yù)先編碼方式等進(jìn)行預(yù)防工作。而現(xiàn)代的電算化會計(jì),其會計(jì)組織、賬務(wù)處理、載體和工具完全的更新?lián)Q代,徹底的變革,會計(jì)控制由原始的人工控制轉(zhuǎn)變成了人和計(jì)算機(jī)結(jié)合控制的方式,讓會計(jì)控制復(fù)雜且嚴(yán)謹(jǐn),但操作簡單快捷,提高了會計(jì)控制功能效率及質(zhì)量。電算化會計(jì)信息控制指的是,計(jì)算機(jī)本身會做出的一般控制之外,還有會計(jì)信息的輸入、處理和輸出控制。會計(jì)信息輸入控制指的是對數(shù)據(jù)的收集,以及對系統(tǒng)輸入的控制,數(shù)據(jù)的收集及輸入需要有人參與,而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,直接關(guān)系著數(shù)據(jù)的處理和輸出結(jié)果,所以對電算化會計(jì)的輸入控制是其工作的重中之重。
(二)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全的控制
加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制的主要目的是,預(yù)防未經(jīng)允許的人員私自使用系統(tǒng)資源,降低因外界因素造成的計(jì)算機(jī)故障的幾率,主要控制手段有,第一,制定內(nèi)部操作規(guī)范,制止非電算化會計(jì)工作者動用財(cái)務(wù)專用電腦;第二,設(shè)置使用權(quán)限,防止非允許的操作;第三,設(shè)置使用密碼,符合操作人員身份的密碼;第四,數(shù)據(jù)的存儲和處理,隔離開來;第五,加強(qiáng)機(jī)房工作環(huán)境保護(hù)力度。網(wǎng)絡(luò)安全主要包括,數(shù)據(jù)保密、訪問控制和身份識別等方面,針對網(wǎng)絡(luò)安全的數(shù)據(jù)保密方面可采取數(shù)據(jù)加密技術(shù),訪問控制方面可采用訪問控制技術(shù),身份識別方面可采用認(rèn)證技術(shù)等。另外,網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì),以及網(wǎng)絡(luò)接入口的安全也同樣應(yīng)該得到重視,最有效的應(yīng)對方式即使用光纖傳輸,接入口保密。以上技術(shù)的實(shí)施,可基本確保會計(jì)信息在內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)傳送的安全性。
(三)會計(jì)檔案的控制
電算化檔案指的是存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的,通過磁性介質(zhì)或者是光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù),以及通過書面形式完成的憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)核算資料,還有財(cái)務(wù)軟件開發(fā)運(yùn)行中,編制的文檔程序,以及一些其他會計(jì)資料,即為電算化檔案。對電算化會計(jì)檔案的管理應(yīng)從以下幾點(diǎn)開展,第一,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)核算的企業(yè),應(yīng)備有紙質(zhì)會計(jì)檔案;第二,要保障電算化檔案的安全性,防磁、防潮、防塵、防火等工作必須到位,備份重要會計(jì)檔案,分開存放;第三,對利用存儲介質(zhì)存儲的會計(jì)檔案,要進(jìn)行定期的查驗(yàn)和復(fù)制,預(yù)防存儲介質(zhì)的損壞或者丟失,導(dǎo)致會計(jì)檔案的丟失;第四,對財(cái)務(wù)軟件的全套文檔資料以及財(cái)務(wù)軟件程序,保存終止時間應(yīng)該是該軟件截止使用日期,或者是有很大變動之后的五年。
三、結(jié)語
會計(jì)信息化不同于會計(jì)電算化,它與企業(yè)的發(fā)展前景以及經(jīng)濟(jì)利益有著十分密切的關(guān)系。本文從兩個方面來揭示會計(jì)電算化向會計(jì)信息化發(fā)展的必要性。1.1會計(jì)電算化存在的問題隨著網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)與普及,會計(jì)電算化的弊端逐漸顯露出來,會計(jì)電算化已經(jīng)不足以滿足各企業(yè)的具體需求。
(1)功能單一。會計(jì)電算化的主要功能就是對企業(yè)的某些數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、核算或統(tǒng)計(jì)。但是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)開始要求會計(jì)通過完成自己的工作來實(shí)現(xiàn)對企業(yè)運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理以及會計(jì)計(jì)算,以此來最大程度節(jié)約資金。但是在實(shí)際工作中,會計(jì)電算化是很難完成這項(xiàng)工作任務(wù)的。
(2)缺乏預(yù)先定位能力。會計(jì)電算化屬于一種事后的核算工作或者是計(jì)算工作,它無法做到將會計(jì)工作與企業(yè)各個部門主要工作相聯(lián)系,進(jìn)行具體的規(guī)劃工作以及預(yù)先定位,這也是會計(jì)電算化逐漸被企業(yè)淘汰、企業(yè)會計(jì)向會計(jì)信息化發(fā)展的重要原因之一。
(3)缺乏安全性及保密性。會計(jì)電算化軟件在安全性及保密性等方面有所欠缺,無論是數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)復(fù)制等都沒有相關(guān)記錄,缺乏對于數(shù)據(jù)安全最基本的保障。
1.2會計(jì)信息化的優(yōu)勢會計(jì)信息化與會計(jì)電算化相比有著很大優(yōu)勢,這對于企業(yè)發(fā)展有很好的促進(jìn)作用,這也是會計(jì)電算化逐漸向會計(jì)信息化方向發(fā)展的重要原因之一。
(1)保障企業(yè)對財(cái)務(wù)進(jìn)行高效管理。會計(jì)信息化對于增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理方面的能力有很好的作用。它可以通過轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)職能,使企業(yè)的成本大大降低。在財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)變過程中,網(wǎng)絡(luò)這一平臺節(jié)省了記錄時間,使企業(yè)財(cái)務(wù)管理更加高效。
(2)保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)最終戰(zhàn)略目標(biāo)。會計(jì)信息化使得會計(jì)系統(tǒng)與企業(yè)的信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合,這是企業(yè)信息化的重要基礎(chǔ)。在會計(jì)信息化基礎(chǔ)之上,管理技術(shù)以及對信息進(jìn)行處理的能力都有一定程度的提高,這使得會計(jì)也有機(jī)會成為一名管理者,可以參與決策,這有利于企業(yè)在市場中立足,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最終戰(zhàn)略目標(biāo)。
2會計(jì)電算化向會計(jì)信息化發(fā)展的途徑
其實(shí)會計(jì)電算化向會計(jì)信息化發(fā)展主要表現(xiàn)在對會計(jì)這一信息系統(tǒng)的升級,實(shí)現(xiàn)對原始數(shù)據(jù)的更為精準(zhǔn)的核算。會計(jì)電算化向會計(jì)信息化發(fā)展的途徑有很多,本文對其進(jìn)行簡要介紹。
2.1轉(zhuǎn)變企業(yè)管理階層的觀念企業(yè)管理階層對于會計(jì)信息化的重視與支持對于會計(jì)信息化發(fā)展有十分重要的作用,因此轉(zhuǎn)變企業(yè)管理層的管理理念是會計(jì)電算化向會計(jì)信息化發(fā)展的一個重要途徑。具體措施有很多,首先通過加強(qiáng)管理階層對于會計(jì)信息化這一概念的認(rèn)識,使其逐漸認(rèn)識會計(jì)信息化對于企業(yè)發(fā)展的重要意義,從而改變自己的管理觀念,在作出決策時或者在具體的工作中對會計(jì)信息化給予肯定和支持。其次,在會計(jì)信息化具體實(shí)施的過程中注意對企業(yè)會計(jì)工作人員進(jìn)行相關(guān)的教育培訓(xùn),培養(yǎng)出一批會計(jì)信息化的新型人才,為企業(yè)謀求長遠(yuǎn)的發(fā)展。
2.2更新企業(yè)在信息化方面的軟件在會計(jì)電算化向會計(jì)信息化的發(fā)展過程中,信息化軟件的更新是必不可少的重要元素。首先企業(yè)要購置與自己需求相符的會計(jì)信息化方面的軟件,并且進(jìn)行更新。其次要對軟件進(jìn)行必要的加密工作,以確保其安全性,防止數(shù)據(jù)被竊取或者是丟失。軟件是會計(jì)信息化順利開展的平臺,是實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化的必經(jīng)之路。
2.3提高會計(jì)人員的綜合素質(zhì)具備專業(yè)技術(shù)以及較高素質(zhì)的會計(jì)信息化方面的人才是會計(jì)電算化逐漸向會計(jì)信息化發(fā)展的前提條件,因此企業(yè)應(yīng)該抓住這一機(jī)遇,提高會計(jì)人員的綜合素質(zhì),盡快實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化向會計(jì)信息化的轉(zhuǎn)變,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最終目標(biāo)。對會計(jì)人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提高需要從不同方面以不同方式開展,比如在某些高校設(shè)置一些與會計(jì)信息化有關(guān)的專業(yè),以培養(yǎng)一批定向?qū)I(yè)人才;在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行培訓(xùn),提高會計(jì)人員在會計(jì)信息化方面的知識。總而言之,提高會計(jì)人員的綜合素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化的有效途徑。
2.4實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化某些企業(yè)盲目的推進(jìn)會計(jì)電算化向會計(jì)信息化的轉(zhuǎn)化進(jìn)程,并沒有顧及其他相關(guān)業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)工作,最終導(dǎo)致會計(jì)信息化并沒有達(dá)到預(yù)期效果,財(cái)務(wù)信息的共享受阻,信息也缺乏時效性,嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展。針對這一問題我們要做的就是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)兩者的一體化,以避免會計(jì)電算化向會計(jì)信息化發(fā)展的過程中出現(xiàn)失誤和損失。
3總結(jié)
會計(jì)電算化在會計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)業(yè)務(wù)、會計(jì)咨詢和服務(wù)等業(yè)務(wù)中均有應(yīng)用,會計(jì)師事務(wù)所實(shí)施電算會計(jì)化是符合時代需求的,也在企業(yè)的管理方面起了很大作用。會計(jì)電算化是采用技術(shù)來替代傳統(tǒng)記賬、算賬、報(bào)賬,以及部分需要人的大腦來完成的一系列工作的活動。會計(jì)師事務(wù)所現(xiàn)在普遍使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行會計(jì)業(yè)務(wù)的處理,包括東信會計(jì)師事務(wù)所,可見,會計(jì)電算化已經(jīng)不單單是一個工具,同時還是一種領(lǐng)域,針對這方面的普及和運(yùn)用,會計(jì)事務(wù)所應(yīng)該改變提高服務(wù)方式來實(shí)施電算化。
二、會計(jì)電算化在會計(jì)師事務(wù)所中存在的問題
(一)財(cái)會專業(yè)人員欠缺使用軟件的能力
在傳統(tǒng)手工形式下,從起先以分析原始證據(jù)到制作成財(cái)務(wù)報(bào)表,全部是由工作人員一點(diǎn)點(diǎn)做成的。在現(xiàn)在電算化會計(jì)形式下,把這些數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)中以后,計(jì)算機(jī)對一系列步驟能全部迅速完成,這過程全部是自動化的,工作人員的工作比較單一化,沒有將財(cái)務(wù)會計(jì)管理的作用發(fā)揮到極致。而且還會出現(xiàn)一些問題,比如在應(yīng)用軟件時出現(xiàn)步驟錯誤等等,這些問題的出現(xiàn)是因?yàn)楣ぷ魅藛T對軟件的應(yīng)用度掌握不精確不熟悉。
(二)會計(jì)軟件發(fā)展的局限性
現(xiàn)在市場上許多公司都對會計(jì)軟件開發(fā)的模式和特點(diǎn)比較重視,這樣導(dǎo)致大量會計(jì)軟件不能互相匹配,在使用時出現(xiàn)許多不同,也使得用戶在使用時出現(xiàn)許多不便。比如同樣的數(shù)據(jù)在用不同會計(jì)軟件處理時,會出現(xiàn)不一樣的結(jié)果,因?yàn)樵谪?cái)務(wù)軟件開發(fā)上沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),不一樣的開發(fā)商有著不一樣的理解,直接導(dǎo)致財(cái)務(wù)軟件在使用上出現(xiàn)打亂的情況。
(三)會計(jì)電算化系統(tǒng)存在安全隱患
隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時代的到來,在給企業(yè)帶來無限商機(jī)的同時,也給企業(yè)帶來隱患。會計(jì)電算化系統(tǒng)下,各種安全問題接踵而來,尤其是在數(shù)據(jù)傳輸程序中。因?yàn)楹枚鄶?shù)據(jù)存儲于電腦的硬盤中,萬一出現(xiàn)硬盤過熱或過于潮濕,毀損等問題,保存的會計(jì)數(shù)據(jù)將會丟失,肯定會嚴(yán)重的影響到企業(yè)的會計(jì)工作。軟件的易泄露性也是值得重視的隱患,軟件容易泄露導(dǎo)致任何一個人都可以來刪除改動,甚至破壞這些里面的數(shù)據(jù)。假如在軟件使用之時突然沒電了或者有病毒入侵,那么當(dāng)前的數(shù)據(jù)將可能很難恢復(fù)。一些操作人員安全保密的意識比較差,這種保密意識淡薄很容易造成會計(jì)師事務(wù)所的巨大損失。
三、會計(jì)電算化在會計(jì)師事務(wù)所中應(yīng)用中的改進(jìn)措施
(一)加強(qiáng)會計(jì)人員的培訓(xùn)
適應(yīng)會計(jì)電算化的要求會計(jì)電算化需要工作人員不但有著深厚的專業(yè)知識和技術(shù),還應(yīng)該深入的了解電腦方面的知識。目前,管理人員與財(cái)務(wù)這些人員的關(guān)注度主要在財(cái)務(wù)會計(jì)管理工作,來降低成本與風(fēng)險(xiǎn),增強(qiáng)資金的使用和產(chǎn)出比,達(dá)到物有所值。所以在會計(jì)電算化進(jìn)程中,東信會計(jì)師事務(wù)所應(yīng)該注意培養(yǎng)“會計(jì)-計(jì)算機(jī)-管理”一體化的人才。
(二)建立統(tǒng)一的會計(jì)電算化制度